Skip to content

5 największych zalet elektronicznego obiegu dokumentów

Być może masz dość papierologii i zaczynasz zastanawiać się nad wprowadzeniem do swojej firmy bardziej nowoczesnych rozwiązań. Być może ktoś powiedział Ci o ciekawym systemie do elektronicznego obiegu dokumentów i chciałbyś dowiedzieć się o nim nieco więcej.

Możesz mieć równe powody, dla których chcesz poznać jak najwięcej wad i zalet wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów do firmy. Chętnie w tym Ci pomożemy! Dziś mamy dla Ciebie 5 największych zalet elektronicznego obiegu dokumentów najczęściej wskazywanych przez osoby, które zrezygnowały z papieru na rzecz e-dokumentów.

1. Oszczędność czasu i pieniędzy

Powinniśmy pracować po to, by żyć, a nie żyć po to, by pracować. Właściwe wyważenie czasu pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym jest trudne, szczególnie dla osób prowadzących własne działalności gospodarcze. Właśnie dlatego, jeśli tylko jest taka możliwość, warto wprowadzać do firmy usprawnienia, pozwalające zaoszczędzić czas, który można później poświęcić rodzinie lub na realizowanie pasji.

Dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów pozwala realnie zaoszczędzić wiele godzin, które w firmach procesujących dokumenty tradycyjnie traci się na: 

  • drukowanie,  
  • skanowanie,  
  • obsługę skrzynki mailowej,  
  • wprowadzanie nowych pracowników w procedury firmowe. 

Jeśli te czynności w Twojej firmie wykonują pracownicy, oszczędzasz nie tylko czas, ale również pieniądze – w końcu za każdą godzinę spędzoną nad drukarką trzeba zapłacić. A przecież wykwalifikowany pracownik mógłby w tym czasie robić wiele ciekawszych i przynoszących większy zysk firmie rzeczy.  

2. Wydajniejsza praca na podstawie ustalonych procedur

Pracownicy wykonujący swoje obowiązki według określonych procedur są wydajniejsi i pracują efektywniej. Oczywiście nie mówimy tu o sztucznie generowanych procedurach, które są sztuką dla sztuki i nikt nie wie, czemu tak naprawdę służą.  

Mowa o niezbędnych procedurach, które prowadzą do określonej akcji, np. finalizacji umowy. Jeśli te procesy są z góry zdefiniowane, wszystko przebiega sprawniej i szybciej. Pracownik nie musi dopytywać kolegów lub przekopywać się przez góry dokumentacji, tylko jest prowadzony „za rękę” przez system. 

Właśnie tak działa system do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo. Umożliwia uporządkowanie wszystkich firmowych procesów i stworzenie z nich zdefiniowanych procedur – tak jasnych i klarownych, że bez problemu skorzysta z nich również nowy pracownik, który dopiero wdraża się w swoje obowiązki.  

3. Stały i szybki dostęp do uporządkowanych dokumentów

wiele folderów z dokumentamiSzukanie zaginionej umowy wśród setek wyglądających tak samo dokumentów to koszmar. Elektroniczne przechowywanie całej dokumentacji rozwiązuje ten problem. Archiwizacja dokumentów w ramach systemu do elektronicznego obiegu odbywa się online, a do każdego dokumentu, nawet umowy sprzed kilku lat, można dostać się przy pomocy kilku kliknięć.  

Zastanów się – kilka kliknięć z kubkiem gorącej kawy w ręku czy żmudne przerzucanie zakurzonych segregatorów przeplatane kompulsywnym kichaniem. Wybór chyba jest prosty, prawda?

4. Bezpieczeństwo danych

System do elektronicznego obiegu dokumentów daje pewność, że wszystkie firmowe dokumenty są bezpieczne – również te, z których korzystają pracownicy wykonujący swoje obowiązki zdalnie. W końcu trudno panować na tym, w jaki sposób pracownik przechowuje w domu dokumenty wyniesione z firmy i czy spełnia warunki stawiane przez RODO.  

Kontrola nad dokumentami przechowywanymi elektronicznie jest dużo łatwiejsza. Bezpieczniejsze niż dokumenty papierowe są również dokumenty podpisane elektroniczne – każdy z nich zaszyfrowany jest z wykorzystaniem algorytmów RSA (więcej szczegółów na ten temat znajdziesz w artykule Podpis elektroniczny w praktyce). 

5. Sprawniejsze finalizowanie umów

Korzystanie z systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, szczególnie tego zintegrowanego z platformą do podpisu elektronicznego (czyli tak jak w przypadku Hatiroo + DocuSign®), realnie prowadzi do sprawniejszego i szybszego finalizowania umów. A jak wiadomo, szybsza finalizacja umów to szybsze zyski dla Twojej firmy. 

Zawieranie umow elektronicznie

System Hatiroo zintegrowany z usługą Microsoft 365 umożliwia sprawne przygotowanie treści umowy i przeprowadzenie jej przez proces opiniowania i akceptacji. Pamiętaj, że im szybciej po spotkaniu z kontrahentem uda Ci się wygenerować potrzebny dokument, tym: 

  • klient lepiej będzie pamiętał szczegóły ze spotkania, 
  • jeśli spotkanie przebiegło w miłej atmosferze, kontrahent będzie pozytywnie nastawiony do planowanej transakcji, 
  • tym samym będzie on bardziej skłonny, by złożyć podpis na umowie i sfinalizować proces.  

Po przygotowaniu takiej umowy, dzięki platformie do podpisu elektronicznego DocuSign®, możesz wysłać swojemu kontrahentowi dokument do podpisania w formie elektronicznej. Ty nie musisz martwić się o wysyłanie umowy kurierem, a kontrahent składa podpis elektroniczny zupełnie za darmo. Nie musi zakładać konta ani płacić za usługę – opłaty ponosi wyłącznie strona przygotowująca i wysyłająca dokumenty. 

Powyżej przytoczyliśmy jedynie 5 najbardziej istotnych zalet elektronicznego obiegu dokumentów. Tak naprawdę można mówić o nich jeszcze dłużej. Jeśli chcesz usłyszeć więcej o systemie Hatiroo i jego możliwościach, umów się na niezobowiązującą, bezpłatną prezentację. Chętnie porozmawiamy o tym, czy elektroniczny obieg dokumentów sprawdzi się w Twojej firmie.  

Umów się na darmową prezentację naszego systemu

Pokażemy Ci, jak wygenerujesz oszczędności oraz podniesiesz wydajność i komfort codziennej pracy, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów.

    Archiwum