Skip to content

Co to jest koperta DocuSign®? 

W jaki sposób proces podpisywania dokumentów przebiega drogą tradycyjną? Wydrukowana umowa podpisywana jest zwykle przez przedstawicieli jednej firmy, a następnie pakowana wraz z załącznikami do koperty i wysyłana do kontrahenta – zazwyczaj za pośrednictwem firmy kurierskiej. Zdarza się, że na dokumencie przyklejone są kolorowe karteczki, dzięki czemu kontrahent wie, na co zwrócić uwagę i gdzie złożyć podpis. Jak wygląda podobny proces przeprowadzany drogą elektroniczną?

Jak działa koperta DocuSign®?

Koperta to najważniejszy element platformy DocuSign®. Jedna koperta to jedna zawarta umowa, czyli jedna transakcja. Cały proces dzieje się analogicznie do tradycyjnej drogi podpisywanego dokumentu. Osoba przygotowująca umowę, załącza dokument z umową oraz inne niezbędne do finalizacji umowy pliki (mogą to być pliki w różnych formatach, m.in. Excel, Word, PDF czy obraz). Każdy dokument jest zamieniany w plik PDF, który zostaje opatrzony identyfikatorem koperty. I już! Koperta w DocuSign® jest gotowa.

Utworzona koperta i co dalej?

Kiedy koperta zostanie przygotowana i „wypełniona” odpowiednimi plikami, trzeba wskazać odbiorcę koperty. Odbiorca może być jeden lub może być ich kilku. Osoby uprawnione do podpisu mogą podpisywać umowę jednocześnie, w dogodnym dla siebie czasie, bez konieczności czekania na swoją kolej lub według wcześniej ustalonej kolejności. W ramach jednej osoby różne osoby mogą podpisywać się wykorzystując różne rodzaje podpisów. Przykładowo – w przypadku umowy o pracę, pracodawca powinien podpisać się przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego, ale pracownik może już użyć zwykłego podpisu elektronicznego. Odbiorcy koperty dzielą się na osoby podpisujące, parafujące oraz te, które tylko otrzymują kopię do wiadomości.

Każdy z odbiorców otrzymuje powiadomienie drogą mailową o oczekującym dokumencie. Osoba przygotowująca kopertę może spersonalizować zarówno tytuł, jak i treść oraz język powiadomienia e-mail.

Jak odbiorca składa podpis w DocuSign®?

Osoba, która przygotowuje kopertę, może precyzyjnie wskazać miejsca, w których mają podpisać się odbiorcy. To bardzo praktyczna funkcja, która usprawnia pracę i pozwala uniknąć nieporozumień. Opcja tę można porównać do żółtych karteczek przyklejanych do umowy z zapiskiem „Podpisz tutaj”. Możliwość wstawienia graficznego, widocznego na pierwszy rzut oka podpisu we wskazanym miejscu to ogromna zaleta DocuSign®, która wyróżnia platformę wśród konkurencji.

O czym warto pamiętać, przygotowując umowę w DocuSign®?

  • Wysyłaj kopertę na służbowe adresy e-mail. Składanie niekwalifikowanego podpisu elektronicznego nie wymaga potwierdzenia tożsamości. Jedynym potwierdzeniem jest właśnie adres mailowy, dlatego znacznie bezpieczniej jest korzystać z oficjalnych adresów służbowych.
  • Zawsze wskazuj miejsca do złożenia podpisu. Choć DocuSign® umożliwia również zostawienie odbiorcy wyboru miejsca podpisu, to najwygodniejszą opcją jest wcześniejsze określenie pól, w których mają znaleźć się podpisy.
  • Pamiętaj, że jedna transakcja to jedna koperta. Koperta zużywana jest w momencie, gdy ruszy proces zbierania podpisów. Warto pamiętać, że koperta, która została odrzucona przez odbiorcę również zostaje uznana jako zużyta.
  • Edytuj zanim pierwsza osoba złoży podpis. Jeśli zorientujesz się, że koperta zawiera błędy, możesz podmienić dokument zanim ten zostanie podpisany przez pierwszego z odbiorców. Później nie będziesz miał już tej możliwości i konieczne będzie stworzenie nowej koperty.

Czy jest dla Ciebie jasne, czym jest koperta w DocuSign®? Jeśli masz pytania lub chcesz na żywo zobaczyć, jak przygotować kopertę i jak działa DocuSign®, umów się na bezpłatną prezentację online. Zapraszamy do kontaktu!

Umów się na darmową prezentację naszego systemu

Pokażemy Ci, jak wygenerujesz oszczędności oraz podniesiesz wydajność i komfort codziennej pracy, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów.

    Archiwum