Koperta to najważniejszy element platformy DocuSign®. Jedna koperta to jedna zawarta umowa, czyli jedna transakcja. Cały proces dzieje się analogicznie do tradycyjnej drogi podpisywanego dokumentu. Osoba przygotowująca umowę, załącza dokument z umową oraz inne niezbędne do finalizacji umowy pliki (mogą to być pliki w różnych formatach, m.in. Excel, Word, PDF czy obraz). Każdy dokument jest zamieniany w plik PDF, który zostaje opatrzony identyfikatorem koperty. I już! Koperta w DocuSign® jest gotowa.
Kiedy koperta zostanie przygotowana i „wypełniona” odpowiednimi plikami, trzeba wskazać odbiorcę koperty. Odbiorca może być jeden lub może być ich kilku. Osoby uprawnione do podpisu mogą podpisywać umowę jednocześnie, w dogodnym dla siebie czasie, bez konieczności czekania na swoją kolej lub według wcześniej ustalonej kolejności. W ramach jednej osoby różne osoby mogą podpisywać się wykorzystując różne rodzaje podpisów. Przykładowo – w przypadku umowy o pracę, pracodawca powinien podpisać się przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego, ale pracownik może już użyć zwykłego podpisu elektronicznego. Odbiorcy koperty dzielą się na osoby podpisujące, parafujące oraz te, które tylko otrzymują kopię do wiadomości.
Każdy z odbiorców otrzymuje powiadomienie drogą mailową o oczekującym dokumencie. Osoba przygotowująca kopertę może spersonalizować zarówno tytuł, jak i treść oraz język powiadomienia e-mail.
Osoba, która przygotowuje kopertę, może precyzyjnie wskazać miejsca, w których mają podpisać się odbiorcy. To bardzo praktyczna funkcja, która usprawnia pracę i pozwala uniknąć nieporozumień. Opcja tę można porównać do żółtych karteczek przyklejanych do umowy z zapiskiem „Podpisz tutaj”. Możliwość wstawienia graficznego, widocznego na pierwszy rzut oka podpisu we wskazanym miejscu to ogromna zaleta DocuSign®, która wyróżnia platformę wśród konkurencji.
Wysyłaj kopertę na służbowe adresy e-mail. Składanie niekwalifikowanego podpisu elektronicznego nie wymaga potwierdzenia tożsamości. Jedynym potwierdzeniem jest właśnie adres mailowy, dlatego znacznie bezpieczniej jest korzystać z oficjalnych adresów służbowych.Czy jest dla Ciebie jasne, czym jest koperta w DocuSign®? Jeśli masz pytania lub chcesz na żywo zobaczyć, jak przygotować kopertę i jak działa DocuSign®, umów się na bezpłatną prezentację online. Zapraszamy do kontaktu!
Zachęcamy do sprawdzenia całej zawartości bloga i poszukania inspiracji.
Jeżeli jednak chcesz skrócić czas swoich poszukiwań, odezwij się bezpośrednio do nas. Przedstawimy Ci wszystkie opcje, określimy wymagany budżet i zaplanujemy dalsze kroki.
