O czym myślisz, kiedy słyszysz o elektronicznym obiegu dokumentów? Określenie to jest bardzo pojemne i obejmuje dwie główne kategorie obiegów, które dość znacząco różnią się od siebie. Mowa o elektronicznym obiegu umów oraz elektronicznym obiegu faktur. Co warto o nich wiedzieć?
Praca z dokumentami kosztowymi to codzienność, z którą mierzy się właściwie każda firma. Osoby prowadzące jednoosobową działalność lub firmy zatrudniające kilku pracowników często generują i otrzymują na tyle niewiele faktur, że nie mają żadnego problemu z tym, by nad nimi zapanować.
W większych firmach, w których dokumenty te liczone są w setkach i więcej, potrzebne jest narzędzie do automatyzacji obiegu faktur, czyli elektroniczny system. Narzędzia usprawniające pracę z fakturami na pierwszym etapie umożliwiają szybką rejestrację każdej faktury – zarówno elektronicznej, jak i papierowej oraz odczytanie z niej danych bez konieczności przepisywania przy pomocy systemu OCR. Automaty odpowiadające za rejestrację faktur mają jednak zwykle skuteczność ok. 70% i wymagają włożenia dodatkowej pracy w nauczenie ich odpowiedniego rozpoznawania zapisów.
Wprowadzona do systemu faktura jest łączona z konkretnym zamówieniem, opisywana oraz przekazywana do akceptacji do osoby odpowiedzialnej (np. do kierownika działu), która następnie przekazuje dokument do opłacenia i do działu księgowości.
System do elektronicznego obiegu faktur automatyzuje te czynności, przyspiesza pracę i eliminuje ryzyko powstania błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
Obieg umów to proces nieco bardziej złożony i wymagający bardziej zaawansowanego systemu. W przypadku umów, przetargów czy nawet dokumentów wewnątrzfirmowych proces zaczyna się od stworzenia treści dokumentu.
System do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo® zintegrowany z Microsoft365® udostępnia użytkownikom dwie ścieżki. Pierwszą jest stworzenie treści dokumentu od zera. Każdy zaangażowany w projekt członek zespołu pracuje na tym samym dokumencie, co pozwala uniknąć problemu z kilkunastoma wersjami roboczymi umowy, z których finalnie trudno skleić całość. Drugą opcją jest skorzystanie z gotowego szablonu umowy i uzupełnienie go o dane kontrahenta lub jedynie lekkie przeredagowanie treści. Druga możliwość jest szczególnie istotna w przypadku powtarzalnych umów, np. wykorzystywanych przez handlowców. W ramach systemu szablony są zawsze pod ręką i nie trzeba nerwowo przeszukiwać dysku komputera, by znaleźć odpowiedni plik.
Plik z gotową treścią umowy może mieć różne ścieżki – wszystko zależy od ustalonego wcześniej procesu. Może trafić do działu prawnego, którego pracownicy zweryfikują jego treść lub dopiszą brakujące fragmenty. Może również trafić do akceptacji, np. przez kierownika działu. Może również bezpośrednio trafić do zarządu, czyli osób uprawnionych do złożenia podpisów na dokumencie.
Dzięki integracji z DocuSign®, system Hatiroo® automatycznie przekierowuje dokument do podpisu, a członkowie zarządu mogą zatwierdzić go przy pomocy kilku kliknięć na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu.
Ostatnim etapem jest przekazanie umowy do kontrahenta. Dzięki platformie DocuSign® również on będzie mógł podpisać dokument elektronicznie – nawet jeśli w ramach swojej firmy do tej pory nie korzystał z tego narzędzia.
Obieg faktur polega na opisaniu i akceptacji już istniejącego dokumentu oraz księgowaniu i płatności, a obieg umów wymaga stworzenia dokumentu, jego akceptacji i zebrania podpisów. Kluczowe zatem staje się dobranie odpowiednich narzędzi do tak różnych zadań.
Elektroniczne systemy do obiegu dokumentów – czy to faktur, czy umów, znacznie usprawniają pracę i pozwalają zaoszczędzić czas. To rozwiązania, które już wkrótce będą wykorzystywane niemal w każdej firmie. A skoro można ułatwić sobie pracę, to dlaczego nie zrobić tego już teraz?
Zachęcamy do sprawdzenia całej zawartości bloga i poszukania inspiracji.
Jeżeli jednak chcesz skrócić czas swoich poszukiwań, odezwij się bezpośrednio do nas. Przedstawimy Ci wszystkie opcje, określimy wymagany budżet i zaplanujemy dalsze kroki.
