Skip to content

Elektroniczny obieg dokumentów a praca zdalna

Praca zdalna – w 2020 roku to hasło zaczęło wybrzmiewać coraz częściej z mediów oraz ust pracodawców i większości pracowników biurowych.

Epidemia SARS-Cov-2 wpłynęła na zmianę formy pracy w wielu firmach i wszystko wskazuje na to, że nie jest to tylko zmiana chwilowa. Dlaczego? Wiemy już, że koronawirus zostanie z nami na dłużej, a jeśli w końcu epidemia zacznie wygasać, wielu pracowników (oraz z pewnością duża część pracodawców) nie będzie chciało wracać do pracy w biurze w pełnym wymiarze.

Jak w takim razie zorganizować pracę w firmie, by wszystkie obowiązki mogły być wykonywane w 100% zdalnie?

Papierowe dokumenty i praca zdalna a RODO

Problem, jaki pojawia się w wielu przedsiębiorstwach, gdy większość pracowników musi lub chce przestawić się na pracę zdalną, to konieczność wykorzystywania papierowej dokumentacji, zawierającej dane osobowe. W końcu to pracodawca jest zazwyczaj administratorem danych osobowych i to on odpowiada za ich bezpieczeństwo w miejscu pracy.

Przekazując pracownikom dokumenty do domów, musi spełnić szereg wymagań, m.in. zadbać o ewidencjonowanie dokumentacji, o ograniczone przechowywanie dokumentów (pracownik powinien przechowywać je tylko przez określony, niezbędny do wykonania pracy czas) oraz o zapewnienie bezpiecznego transportu dokumentów – np. w zamykanej teczce. Pracodawca znów w miejscu wykonywania pracy zdalnej ma obowiązek bezpiecznego przechowywania dokumentów – np. w zamykanej na klucz szafce.

A wszystko to może być zastąpione po prostu dobrym i sprawdzonym systemem do elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki takiemu oprogramowaniu wszystkie dokumenty są archiwizowane elektronicznie, dzięki czemu pracownicy mogą mieć do nich dostęp z każdego miejsca z dostępem do internetu – bez konieczności przewożenia opasłych segregatorów zawierających dane osobowe i poufne informacje.

Elektroniczny obieg dokumentów, czyli pełne bezpieczeństwo danych

Wdrażając do firmy elektroniczny obieg dokumentów zintegrowany z narzędziem do pracy zespołowej na dokumentach oraz platformą do podpisu elektronicznego, zyskacie pewność, że wszystkie firmowe dokumenty są w pełni bezpieczne – również u pracowników wykonujących swoją pracę zdalnie.

Wszystkie dokumenty podpisane elektronicznie są zaszyfrowane przy wykorzystaniu algorytmów RSA (więcej szczegółów w artykule Podpis elektroniczny w praktyce). Dodatkowo, wszystkie dokumenty będą zgromadzone w jednym miejscu i łatwe do odnalezienia.

Dużo prościej jest zapanować nad dokumentami archiwizowanymi online niż tymi, które magazynowane są w formie papierowej. Ile razy zdarzyło Ci się, że zapodziałeś gdzieś jakiś dokument lub miesiącami przechowywałeś go w szufladzie swojego biurka, zamiast wpiąć do odpowiedniego segregatora? No właśnie – w przypadku elektronicznej archiwizacji takie sytuacje nie mają miejsca.

Jasne procedury i sprawne procesowanie umów

Pewnie nie raz słyszałeś, że elektroniczny obieg dokumentów usprawnia pracę – zarówno pracowników, jak i właścicieli firm. No dobrze, ale jak to właściwie działa?

Praca zdalna jest wygodna – możemy rozpocząć wykonywanie obowiązków zawodowych tuż po wstaniu z łóżka (lub nawet nie wstając z niego), nie tracimy czasu ani pieniędzy na dojazdy i możemy urządzić swoje biuro dokładnie tak, jak lubimy.

Zdalna praca ma też jednak swoje wady. Ludzie pracujący z domu narzekają głównie na brak kontaktu z ludźmi i trudności w zorganizowaniu pracy. Procesy, które przebiegały względnie sprawnie, kiedy wszyscy pracownicy przebywali w tym samym biurze, w momencie, kiedy każdy z nich zaczął pracować z domu, zaczęły szwankować. Przerzucanie się mailami i ustalanie szczegółów przez komunikatory internetowe nigdy nie zadziała tak, jak bezpośredni kontakt ze współpracownikiem.

W pracy zdalnej niezbędne są jasno zdefiniowane procedury i narzędzia, które za rękę poprowadzą pracowników i pokazywać co należy zrobić na danym etapie, jakie dokumenty przygotować i do kogo je przekazać. W tej roli świetnie sprawdzi się Hatiroo™, czyli system do elektronicznego obiegu dokumentu, dzięki któremu wszystkie procesy dotyczące firmowych dokumentów są z góry ustalone i jasne dla każdego.

Współdzielenie dokumentów i plików a praca zdalna

Hatiroo™  to system, który może być w pełni zintegrowany z Microsoft 365, czyli narzędziem do pracy zespołowej na dokumentach. Dzięki temu członkowie zespołu pracujący nad jednym projektem nie muszą przesyłać kolejnych, mnożących się w nieskończoność wersji dokumentu drogą mailową. Niestety – 80% takich sytuacji kończy się na pracy na niewłaściwej wersji dokumentu, co generuje komplikacje i wydłuża pracę wszystkich zaangażowanych osób. Integracja z Microsoft 365 umożliwia pracę wielu osób na jednym dokumencie (nawet jednocześnie).

W przypadku pracy zdalnej takie rozwiązanie jest bardzo praktyczne – pracownicy nie mają problemu ze zlokalizowaniem najnowszej i najbardziej aktualnej wersji dokumentu, a dodatkowo każda ze zmian jest automatycznie archiwizowana. Dzięki temu można bez problemu wrócić do wersji np. sprzed kilku dni lub zlokalizować, kto odpowiada za konkretną edycję.

Podpis elektroniczny w pracy zdalnej

Ostatnią, właściwie niezbędną do w pełni sprawnej pracy zdalnej możliwością, jest elektroniczne podpisywanie dokumentów. Hatiroo™ zintegrowany z platformą do podpisu elektronicznego DocuSign® pozwala na szybkie i bezpieczne podpisywanie dokumentów za pomocą kilku kliknięć – zarówno zwykłym podpisem elektronicznym, zaawansowanym (z potwierdzeniem SMS kodem), jak i kwalifikowanym podpisem elektronicznym (który w świetle polskich przepisów zastępuje podpis odręczny). Więcej na temat DocuSign® przeczytasz tutaj Podpis elektroniczny DocuSign® – co to jest i do czego służy?

Trudno wyobrazić sobie pracę zdalną bez możliwości elektronicznego archiwizowania umów, składania podpisów elektronicznych oraz współdzielenia dokumentów. Te wszystkie możliwości daje Hatiroo™ zintegrowane z Microsoft 365 oraz DocuSign®. Zostańcie bezpieczni w domach i pracujcie jeszcze wydajniej niż w biurze!

Umów się na darmową prezentację naszego systemu

Pokażemy Ci, jak wygenerujesz oszczędności oraz podniesiesz wydajność i komfort codziennej pracy, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów.

    Archiwum