Skip to content

Elektroniczny obieg dokumentów a tradycyjne procesowanie 

W Twojej firmie od lat procesuje się dokumenty w sposób tradycyjny i zastanawiasz się, czy elektroniczny obieg dokumentów jest Ci w ogóle potrzebny? Jeśli nie jesteś pewien, czy inwestycja w system będzie dla Ciebie opłacalna, czytaj dalej. Pokażemy Ci najważniejsze cechy obu rozwiązań, a Ty sam zdecydujesz, czy warto zostać przy starym rozwiązaniu, czy lepiej spróbować czegoś nowego. Zapraszamy!

Tradycyjne procesowanie dokumentów

Co warto wiedzieć o tradycyjnym procesowaniu dokumentów? Jeśli od lat w Twojej firmie przygotowuje się umowy w dokumentach, które później zapisuje się na dysku i przesyła do współpracowników drogą mailową, być może nie zauważasz kłopotów, jakich przysparza praca w takim trybie. A może zupełnie odwrotnie – problemy te są dla Ciebie tak uciążliwe, że postanowiłeś szukać innych rozwiązań? Zobacz, z jakimi kłopotami spotykają się niemal wszystkie firmy procesujące dokumenty w tradycyjny sposób.

  • Chaos w dokumentach. Utrzymanie dyscypliny i systematyczne segregowanie oraz archiwizowanie dokumentów to nie lada wyzwanie. Wydrukowane i podpisane umowy często gubią się w stosach dokumentów piętrzących się na biurkach, a kiedy po dłuższym czasie okazuje się, że dokument jest potrzebny, jego odnalezienie jest niemal niemożliwe.
  • Kłopotliwe scalanie zmian w dokumentach. Jeśli nad dokumentem pracuje kilka osób czy działów, każda z nich dokłada swoją cegiełkę do otrzymanego drogą mailową pliku i tworzy jego nową wersję. Osoba która jest odpowiedzialna za scalenie wszystkich wersji w jedną często spędza długie godziny na tym, by stworzyć kompletny dokument uwzględniający wszystkie dopiski i poprawki.
  • Niejasne procedury. W firmach procesujących dokumenty w tradycyjnych sposób często problemem jest chaos komunikacyjny, przez co dokument zamiast sprawnie przechodzić przez kolejne etapy, często utyka w jednym miejscu.
  • Ręczne podpisywanie i parafowanie dziesiątek stron. Podpisywanie umowy powinno być ostatnim, formalnym i szybkim etapem procesowania dokumentu. Często jednak okazuje się, że trafienie do osób uprawnionych do podpisu z papierowym dokumentem nie jest takie proste, a parafowanie wielostronicowych umów jest bardzo uciążliwe.

Jeśli w Twojej firmie procesuje się kilka umów rocznie, z pewnością wymienione wyżej niedogodności nie są uciążliwe, a tradycyjny sposób procesowania dokumentów sprawdza się u Was doskonale. Jeśli jednak umów jest znacznie więcej, to wdrażając odpowiednie rozwiązania możecie zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy.

Elektroniczne procesowanie dokumentów

A gdyby tak wdrożyć odpowiednie oprogramowanie zacząć procesować dokumenty elektronicznie? Wiele problemów logistycznych i czasowych, z którymi borykacie się teraz, mogłoby zostać rozwiązanych. Co warto wiedzieć o systemie do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo®

  • Spójne elektroniczne repozytorium. W systemie Hatiroo® wszystkie dokumenty w formie elektronicznej są automatycznie archiwizowane i umieszczane w czytelnym i przejrzystym repozytorium dokumentów. Dzięki temu bez potrzeby wertowania zakurzonych segregatorów bez problemu odnajdziesz każdy dokument – nawet ten podpisany klika lat temu.
  • Możliwość pracy kilku osób na jednym pliku. W Hatiroo® wszystkie osoby tworzące, opiniujące lub akceptujące dokument pracują na jednym pliku, dzięki czemu nie ma potrzeby późniejszego scalania kilku plików w jeden.
  • Automatyzacja procesów. System Hatiroo® dzięki z góry zdefiniowanym procesom przeprowadza dokument między poszczególnymi działami czy osobami odpowiedzialnymi za pracę w danym momencie. Hatiroo® wysyła również przypomnienia i powiadomienia mailowe, dzięki czemu każdy dokładnie wie, kiedy przypada jego kolej.
  • Gotowe szablony. W Hatiroo® możesz pracować na gotowych szablonach umów, które są zawsze pod ręką i gotowe do użycia.
  • Elektroniczny podpis. System Hatiroo® zintegrowany z platformą do elektronicznego podpisu pozwala na zebranie podpisów w formie elektronicznej w każdym momencie. Osoba składająca podpis zatwierdzi dokument przy pomocy kilku kliknięć, a będzie do tego potrzebowała jedynie dowolnego urządzenia z przeglądarką oraz łącza internetowego.

Tradycyjne procesowanie dokumentów oczywiście nadal jest możliwe i wiele firm pozostaje przy tym rozwiązaniu. Warto jednak mieć świadomość, że można robić to sprawniej, łatwiej, szybciej i… taniej! Ile możesz zaoszczędzić? Sprawdź artykuł: Czy wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów się opłaca?

Umów się na darmową prezentację naszego systemu

Pokażemy Ci, jak wygenerujesz oszczędności oraz podniesiesz wydajność i komfort codziennej pracy, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów.

    Archiwum