Elektroniczny obieg dokumentów a tradycyjne procesowanie 

Co warto wiedzieć o tradycyjnym procesowaniu dokumentów? Jeśli od lat w Twojej firmie przygotowuje się umowy w dokumentach, które później zapisuje się na dysku i przesyła do współpracowników drogą mailową, być może nie zauważasz kłopotów, jakich przysparza praca w takim trybie. A może zupełnie odwrotnie – problemy te są dla Ciebie tak uciążliwe, że postanowiłeś szukać innych rozwiązań? Zobacz, z jakimi kłopotami spotykają się niemal wszystkie firmy procesujące dokumenty w tradycyjny sposób.

• Chaos w dokumentach. Utrzymanie dyscypliny i systematyczne segregowanie oraz archiwizowanie dokumentów to nie lada wyzwanie. Wydrukowane i podpisane umowy często gubią się w stosach dokumentów piętrzących się na biurkach, a kiedy po dłuższym czasie okazuje się, że dokument jest potrzebny, jego odnalezienie jest niemal niemożliwe.
• Kłopotliwe scalanie zmian w dokumentach. Jeśli nad dokumentem pracuje kilka osób czy działów, każda z nich dokłada swoją cegiełkę do otrzymanego drogą mailową pliku i tworzy jego nową wersję. Osoba która jest odpowiedzialna za scalenie wszystkich wersji w jedną często spędza długie godziny na tym, by stworzyć kompletny dokument uwzględniający wszystkie dopiski i poprawki.
• Niejasne procedury. W firmach procesujących dokumenty w tradycyjnych sposób często problemem jest chaos komunikacyjny, przez co dokument zamiast sprawnie przechodzić przez kolejne etapy, często utyka w jednym miejscu.
• Ręczne podpisywanie i parafowanie dziesiątek stron. Podpisywanie umowy powinno być ostatnim, formalnym i szybkim etapem procesowania dokumentu. Często jednak okazuje się, że trafienie do osób uprawnionych do podpisu z papierowym dokumentem nie jest takie proste, a parafowanie wielostronicowych umów jest bardzo uciążliwe.

Jeśli w Twojej firmie procesuje się kilka umów rocznie, z pewnością wymienione wyżej niedogodności nie są uciążliwe, a tradycyjny sposób procesowania dokumentów sprawdza się u Was doskonale. Jeśli jednak umów jest znacznie więcej, to wdrażając odpowiednie rozwiązania możecie zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy.