Ta strona korzysta z ciasteczek, dzięki czemu możemy zapewnić Ci najlepszą możliwą obsługę. Informacje o ciasteczkach są przechowywane w przeglądarce i pełnią funkcje, takie jak rozpoznawanie użytkownika po powrocie na naszą stronę internetową i pomaganie naszemu zespołowi w zrozumieniu, które sekcje witryny są najbardziej interesujące i przydatne.
Elektroniczny obieg dokumentów a tradycyjne procesowanie
- Home
- Obieg dokumentów
- Elektroniczny obieg dokumentów a tradycyjne procesowanie

Tradycyjne procesowanie dokumentów
Co warto wiedzieć o tradycyjnym procesowaniu dokumentów? Jeśli od lat w Twojej firmie przygotowuje się umowy w dokumentach, które później zapisuje się na dysku i przesyła do współpracowników drogą mailową, być może nie zauważasz kłopotów, jakich przysparza praca w takim trybie. A może zupełnie odwrotnie – problemy te są dla Ciebie tak uciążliwe, że postanowiłeś szukać innych rozwiązań? Zobacz, z jakimi kłopotami spotykają się niemal wszystkie firmy procesujące dokumenty w tradycyjny sposób.
- Chaos w dokumentach. Utrzymanie dyscypliny i systematyczne segregowanie oraz archiwizowanie dokumentów to nie lada wyzwanie. Wydrukowane i podpisane umowy często gubią się w stosach dokumentów piętrzących się na biurkach, a kiedy po dłuższym czasie okazuje się, że dokument jest potrzebny, jego odnalezienie jest niemal niemożliwe.
- Kłopotliwe scalanie zmian w dokumentach. Jeśli nad dokumentem pracuje kilka osób czy działów, każda z nich dokłada swoją cegiełkę do otrzymanego drogą mailową pliku i tworzy jego nową wersję. Osoba która jest odpowiedzialna za scalenie wszystkich wersji w jedną często spędza długie godziny na tym, by stworzyć kompletny dokument uwzględniający wszystkie dopiski i poprawki.
- Niejasne procedury. W firmach procesujących dokumenty w tradycyjnych sposób często problemem jest chaos komunikacyjny, przez co dokument zamiast sprawnie przechodzić przez kolejne etapy, często utyka w jednym miejscu.
- Ręczne podpisywanie i parafowanie dziesiątek stron. Podpisywanie umowy powinno być ostatnim, formalnym i szybkim etapem procesowania dokumentu. Często jednak okazuje się, że trafienie do osób uprawnionych do podpisu z papierowym dokumentem nie jest takie proste, a parafowanie wielostronicowych umów jest bardzo uciążliwe.
Jeśli w Twojej firmie procesuje się kilka umów rocznie, z pewnością wymienione wyżej niedogodności nie są uciążliwe, a tradycyjny sposób procesowania dokumentów sprawdza się u Was doskonale. Jeśli jednak umów jest znacznie więcej, to wdrażając odpowiednie rozwiązania możecie zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy.
Elektroniczne procesowanie dokumentów
A gdyby tak wdrożyć odpowiednie oprogramowanie zacząć procesować dokumenty elektronicznie? Wiele problemów logistycznych i czasowych, z którymi borykacie się teraz, mogłoby zostać rozwiązanych. Co warto wiedzieć o systemie do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo®
- Spójne elektroniczne repozytorium. W systemie Hatiroo® wszystkie dokumenty w formie elektronicznej są automatycznie archiwizowane i umieszczane w czytelnym i przejrzystym repozytorium dokumentów. Dzięki temu bez potrzeby wertowania zakurzonych segregatorów bez problemu odnajdziesz każdy dokument – nawet ten podpisany klika lat temu.
- Możliwość pracy kilku osób na jednym pliku. W Hatiroo® wszystkie osoby tworzące, opiniujące lub akceptujące dokument pracują na jednym pliku, dzięki czemu nie ma potrzeby późniejszego scalania kilku plików w jeden.
- Automatyzacja procesów. System Hatiroo® dzięki z góry zdefiniowanym procesom przeprowadza dokument między poszczególnymi działami czy osobami odpowiedzialnymi za pracę w danym momencie. Hatiroo® wysyła również przypomnienia i powiadomienia mailowe, dzięki czemu każdy dokładnie wie, kiedy przypada jego kolej.
- Gotowe szablony. W Hatiroo® możesz pracować na gotowych szablonach umów, które są zawsze pod ręką i gotowe do użycia.
- Elektroniczny podpis. System Hatiroo® zintegrowany z platformą do elektronicznego podpisu pozwala na zebranie podpisów w formie elektronicznej w każdym momencie. Osoba składająca podpis zatwierdzi dokument przy pomocy kilku kliknięć, a będzie do tego potrzebowała jedynie dowolnego urządzenia z przeglądarką oraz łącza internetowego.
Tradycyjne procesowanie dokumentów oczywiście nadal jest możliwe i wiele firm pozostaje przy tym rozwiązaniu. Warto jednak mieć świadomość, że można robić to sprawniej, łatwiej, szybciej i… taniej! Ile możesz zaoszczędzić? Sprawdź artykuł: Czy wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów się opłaca?
Potrzebujesz wsparcia naszego konsultanta?
Zostaw swoje dane kontaktowe, a nasz konsultant niezwłocznie odezwie się do Ciebie. Jeśli wypełnisz formularz pod konkretnym artykułem, będziemy wiedzieć, że interesuje Cię właśnie ten temat. Oczywiście nasza konsultacja jest bezpłatna.