Każda umowa, która wychodzi z firmy musi zostać zatwierdzona przez wszystkich członków zarządu. Już sam proces zbierania podpisów od wszystkich uprawnionych osób jest kłopotliwy, szczególnie w momencie, kiedy każdy z nich przebywa w innym miejscu.
Podpisywanie i parafowanie wielostronicowych dokumentów przez członków zarządu jest również problematyczne. Kiedy obowiązki prezesa firmy piętrzą się, a na stół trafia umowa mająca kilkadziesiąt stron, z której każda musi być zaparafowana, sytuacja może stać się nerwowa.
W firmach, które korzystają z elektronicznego obiegu dokumentów z podpisem elektronicznym, takie sytuacje nie mają miejsca. Członek zarządu, który chce szybko podpisać otrzymany dokument, może to zrobić w kilkanaście sekund, za pomocą jednego kliknięcia. Każda ze stron zostanie automatycznie zaparafowana, a pełny podpis złożony w wyznaczonym miejscu.