Elektroniczny obieg dokumentów porządkuje pracę
Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?
Obieg, czyli przepływ dokumentów w firmie może odbywać się tradycyjnie lub elektronicznie. Celem każdego obiegu jest weryfikacja i akceptacja dokumentu. Niektóre wymagają zebrania podpisów (np. umowy), a inne księgowania (np. faktury). Elektroniczny obieg dokumentów to zamiana tradycyjnych papierowych dokumentów na e‑dokumenty procesowane z wykorzystaniem systemów IT oraz chmury.
Definiuje standard pracy
- Wszystkie etapy procesu określone z góry.
- Ustalona kolejność opiniujących, akceptujących i podpisujących osób.
- Przydzielanie zadań i przypominanie o ich wykonaniu.
- Przypomnienia o terminach wygasania dokumentów.
Umożliwia pracę zespołową wielu osób
- Równoczesne opiniowanie wielu działów.
- Akceptacja różnych osób w określonej kolejności.
- Negocjacje z kontrahentem.
- Zbieranie podpisów wewnętrznie i u kontrahenta.
Tworzy spójną przestrzeń do pracy
- Miejsce na wszystkie firmowe dokumenty.
- Jednoczesna praca wielu osób na tym samym dokumencie.
- Wszystkie wzory umów w jednym miejscu.
- Możliwość udostępniania i wyszukiwania dokumentów.
Czy wiesz, że...
W firmach średnio aż 7,5% dokumentów fizycznie ginie, a dodatkowe 3% zostaje źle zarchiwizowane?Źródło: PwC
Elektroniczny obieg dokumentów to proces
Jak wygląda obieg dokumentów? Każdy obieg w Twojej firmie może wyglądać inaczej. Inne etapy będzie miał proces umów zakupowych, nieco inne będzie miał obieg umów handlowych, a zupełnie inne obieg faktur. Każdy z nich składa się jednak z określonych kroków – uniwersalnych lub charakterystycznych dla danego obiegu.
Jak zaprojektować elektroniczny obieg dokumentów?
Aby zaprojektować swój własny elektroniczny obieg dokumentów, wystarczy wybrać kilka z poniższych etapów.
Zacznij od Przygotowania i zakończ na Repozytorium, a między nimi wstaw kroki, które najlepiej pasują do Twoich procesów.
Zacznij od Przygotowania i zakończ na Repozytorium, a między nimi wstaw kroki, które najlepiej pasują do Twoich procesów.
Przygotowanie
początek procesu we wszystkich obiegach
Zadania dla inicjatora (właściciela dokumentu):
- wygeneruj dokumenty z firmowych wzorów,
- (lub) załącz dokumenty otrzymane od kontrahenta,
- opisz dokument według firmowego standardu – tak, by móc później łatwo go odszukać,
- zweryfikuj dane kontrahenta na podstawie danych z rządowej bazy danych.
Zalecany sposób pracy:
- nie przerabiaj starych dokumentów – mogą one zawierać elementy specyficzne dla poprzedniego kontrahenta, znacznie bezpieczniej jest korzystać z firmowych wzorów,
- wykorzystaj dobrze znane systemy do tworzenia dokumentów (Word, Excel).
System obiegu dokumentów – co wybrać?
Kliknij, by sprawdzić, jakie cechy w zakresie przygotowania dokumentów powinien mieć dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie.
System obiegu dokumentów - co wybrać?
Kliknij, by sprawdzić, jakie cechy powinien mieć dobry system do EOD w zakresie opracowania dokumentów (np. opis merytoryczny w obiegu faktur).
Opracowanie
m.in. w fakturach kosztowych i przetargach
Zadania dla inicjatora (właściciela dokumentu):
- prześlij dany dokument do opracowania wielu osobom z różnych działów,
- określ terminy realizacji zadań,
- pilnuj terminów realizacji.
Zadania dla przypisanej osoby:
- uzupełnij dokumenty (wykonaj zadanie),
- odeślij dokumenty do Inicjatora,
Zalecany sposób pracy:
- zamiast wysyłać e‑mail z załącznikiem, wyślij link do dokumentu (wykorzystaj narzędzia, takie jak Teams, SharePoint lub Dysk Google i wygeneruj link do udostępniania), dzięki temu unikniesz błędów wynikających z konieczności scalania zmian,
- określ terminy realizacji i przypominaj o konieczności wykonania zadań.
Opiniowanie
m.in. w umowach zakupowych
Zadania dla inicjatora (właściciela dokumentu):
- prześlij dokumenty do weryfikacji wielu osobom z różnych działów,
- określ terminy realizacji zadań,
- pilnuj terminów realizacji.
Zadania dla opiniującego:
- wydaj swoją opinię (rekomendację),
- dodaj komentarze do dokumentów,
- odeślij dokumenty do inicjatora.
Zalecany sposób pracy:
- w tym kroku oczekuj tylko rekomendacji, a nie decyzji – nawet w przypadku negatywnej rekomendacji, proces może być kontynuowany,
- jako zespół pracujcie równocześnie na najbardziej aktualnej wersji dokumentu – w codziennej pracy wykorzystajcie technologię pracy równoczesnej np. Teams, SharePoint, Google Workspace, a wprowadzone zmiany widoczne są dla wszystkich w czasie rzeczywistym,
- określ terminy realizacji, a tam, gdzie to możliwe pozwalaj na wykonywanie zadań równocześnie,
- unikaj scalania zmian i wysyłania załączników przez e‑mail.
System obiegu dokumentów - co wybrać?
Kliknij, by sprawdzić, jakie cechy w zakresie opiniowania dokumentów powinien mieć
System obiegu dokumentów - co wybrać?
Kliknij, by sprawdzić, jakie cechy powinien mieć dobry system do EOD w zakresie akceptacji dokumentów.
Akceptacja
występuje niemal w każdym obiegu
Zadania dla inicjatora (właściciela dokumentu):
- prześlij dokumenty do akceptacji wielu osobom z różnych działów,
- określ kolejność akceptacji i terminy realizacji zadań,
- pilnuj terminów realizacji.
Zadania dla akceptującego:
- wydaj swoją decyzję: akceptuję lub odrzucam,
- jeżeli Twoja decyzja jest negatywna, dodaj komentarze do dokumentów,
- jeżeli to konieczne, prześlij dokumenty do innej osoby i wstrzymaj się z akceptacją do czasu wydania decyzji przez tę osobę,
- odeślij dokumenty do inicjatora.
Zalecany sposób pracy:
- w tym kroku oczekuj konkretnej decyzji – w przypadku negatywnej decyzji, proces trafia z powrotem do inicjatora,
- prześlij link udostępniania przez e‑mail (wykorzystaj Teams, SharePoint lub Google Workspace) – dzięki temu dostaniesz komentarze bezpośrednio w dokumencie i nie będziesz musiał scalać później zmian,
- określ terminy realizacji i przypominaj o konieczności realizacji zadań.
Negocjacje
występuje w większości umów
Zadania dla inicjatora (właściciela dokumentu):
- prześlij dokumenty do akceptacji do kontrahenta – pamiętaj, żeby włączyć tryb śledzenia zmian,
- określ wystarczająco długi termin realizacji (np. 3 tygodnie),
- przypominaj kontrahentowi o realizacji zadania.
Zalecany sposób pracy:
- prześlij dokumenty w edytowanej wersji (Word, Excel), a nie w PDF – skrócisz tym samym cały proces negocjacji,
- kontrahent musi przeprowadzić wewnętrzny proces akceptacji – dlatego określenie nieco dłuższego terminu na akceptację jest tak ważne,
- jeżeli masz możliwość, udostępnij dokumenty przez specjalny system – kontrahent będzie miał ułatwione zadanie, bo udostępnisz mu swoje narzędzia, a Ty będziesz miał pełną kontrolę i łatwo sprawdzisz, czy partner w ogóle zajrzał do dokumentu,
- prowadź kontrahenta przez proces i sprawnie odpowiadaj na ewentualne pytania.
System obiegu dokumentów - co wybrać?
Kliknij, by sprawdzić, jakie cechy powinien mieć dobry system do EOD w zakresie wsparcia procesu negocjacji z kontrahentami.
System obiegu dokumentów - co wybrać?
Kliknij, by sprawdzić, jakie cechy powinien mieć dobry elektroniczny system obiegu dokumentów w zakresie przeprowadzania głosowania.
Głosowanie
m.in. w uchwałach zarządu lub rad nadzorczych
Zadania dla inicjatora (właściciela dokumentu):
- przygotuj projekty uchwał do głosowania,
- pamiętaj, że do każdej uchwały odbywa się osobne głosowanie,
- upewnij się, czy głosowanie ma być jawne (wiemy, kto i jak głosował), czy niejawne (znamy tylko wynik głosowania).
Zadania dla głosującego:
- zagłosuj w terminie posiedzenia zarządu lub rady nadzorczej, system odnotuje datę oddania głosu,
- analogicznie: jeżeli stosujesz podpis elektroniczny, na liście obecności będzie widoczna data podpisania listy obecności (nie możesz podpisać jej z datą wsteczną!).
Zalecany sposób pracy:
- skorzystaj z takiego systemu do zarządzania dokumentami, który umożliwia składanie podpisu na urządzeniach mobilnych, z każdego miejsca na całym świecie – to szczególnie istotne, ponieważ wielu członków zarządu pracuje z telefonu lub tabletu, a nie z komputera,
- zazwyczaj głosowania odbywają się nad projektami uchwał, natomiast szczegółową treść uchwały dopracowuje się w kolejnym kroku,
- pamiętaj, że systemy IT zapisują datę oddania głosu i zwykle nie dają możliwości „głosowania z datą wsteczną”.
Zbieranie podpisów
m.in. w umowach, uchwałach i pełnomocnictwach
Zadania dla inicjatora (właściciela dokumentu):
- przygotuj dokumenty do podpisu (przełącz na wersję ostateczną, bez śledzenia zmian i komentarzy) oraz przekonwertuj je do PDF,
- upewnij się, że stosujesz odpowiednie rodzaje podpisów elektronicznych – w formie pisemnej można stosować tylko podpis kwalifikowany lub odręczny (przeczytaj więcej: Podpis elektroniczny a forma pisemna)
- jeżeli masz taką możliwość, określ miejsca, w których trzeba złożyć podpis lub nanieść parafkę.
Zadania dla osoby składającej podpis:
- złóż podpis na wskazanym miejscu,
- jeżeli podpisujesz się na papierze, dodaj parafkę na każdej kartce (wystarczy na jednej stronie każdej kartki).
Zalecany sposób pracy:
- skorzystaj z platformy do podpisów elektronicznych (Autenti® lub DocuSign®), która zautomatyzuje zadania (przełączy na finalną wersję bez trybu śledzenia zmian, przekonwertuje do PDF, wskaże miejsca na podpisy, określi kto i w jakiej kolejności ma złożyć podpis i zapewni wybór poprawnych rodzajów podpisów elektronicznych),
- pamiętaj, że stosując podpis elektroniczny, nie można podpisać dokumentu z datą wsteczną – takie działanie jest nielegalne i podlega pod kodeks karny,
- jeżeli musisz użyć formy pisemnej, stosuj podpis odręczny lub podpis kwalifikowany (platformy do podpisów elektronicznych również umożliwiają korzystanie z podpisów kwalifikowanych),
- jeżeli nie musisz używać formy pisemnej i wystarczy forma dokumentowa – wybierz podpis niekwalifikowany i wykorzystaj platformę do podpisów elektronicznych.
System obiegu dokumentów - co wybrać?
Kliknij, by sprawdzić, jakie cechy powinien mieć dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów w zakresie zbierania podpisów.
System obiegu dokumentów - co wybrać?
Kliknij, by sprawdzić, jakie cechy powinien posiadać dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów w zakresie bazy dokumentów i elektronicznego repozytorium.
Repozytorim
koniec procesu we wszystkich obiegach
Zadania dla inicjatora (właściciela dokumentu):
- Jeżeli dokumenty były podpisywane na papierze:
- wykonaj skan i zarchiwizuj dokument elektronicznie,
- zanieś oryginalne dokumenty do pracownika odpowiedzialnego za archiwizowanie (archiwisty),
- odeślij podpisany egzemplarz do swoich klientów lub kontrahentów.
- zarchiwizuj dokument elektronicznie.
Jeżeli dokumenty były podpisywane elektronicznie:
Zadania dla archiwisty:
- zarchiwizuj dokument w odpowiednim miejscu (np. w segregatorze),
- sprawdź, czy na pewno na dokumencie są wszystkie podpisy i parafki na każdej kartce,
Zalecany sposób pracy:
- skorzystaj z takiego systemu, który pozwala zapisać dokumenty w jednym centralnym miejscu oraz umożliwia wyszukiwanie dokumentów,
- jeżeli to możliwe, pilnuj, aby każdy dokument był zarchiwizowany elektronicznie (skan).
Czy wiesz, że...
Pracownicy biurowi spędzają średnio 1,8 h dziennie na poszukiwaniu informacji? Wdrożenie efektywnego systemu do elektronicznego obiegu dokumentów pozwoli Ci skrócić ten czas nawet o 50%.Źródło: Institute of Finance and Management (IDC)
Elektroniczny obieg dokumentów jest dla biznesu
Rozwój systemów odpowiadających za zarządzanie dokumentami w przedsiębiorstwie zależy od wielkości potrzeb, a nie od wielkości zatrudnienia, czy obrotów w sprzedaży.
Małe potrzeby
Zacznij od podpisów elektronicznych
- Rozpocznij od ustandaryzowania wzorów dokumentów (np. umów) oraz wybierz podpis elektroniczny (np. Autenti® lub DocuSign®).
- Skorzystaj z prostych systemów do generowania faktur sprzedażowych, które zarządzają numeracją faktur.
- Skorzystaj z systemów CRM – do zarządzania sprzedażą.
- Dokumenty przechowuj w jednym miejscu dostępnym dla wszystkich osób w firmie, np. OneDrive, SharePoint, Dysk Google.
Średnie potrzeby
Zautomatyzuj kluczowe procesy związane z obsługą dokumentów
- Jeżeli masz onad 40 faktur miesięcznie, wybierz jeden z systemów informatycznych do obsługi faktur w wersji elektronicznej. Ten system zastąpi Twój dysk na dokumenty w zakresie faktur. Niektóre systemy pozwalają na połączenie faktur z umowami.
- Jeżeli podpisujesz więcej niż 10 umów lub zleceń miesięcznie, wybierz system do zarządzania dokumentami, który zautomatyzuje generowanie dokumentów i będzie połączony z podpisami elektronicznymi.
Duże potrzeby
Przeprowadź wdrożenie systemu obiegu dokumentów
Wybierz system, który pomoże procesować:
- dokumenty pracowników (e‑Teczka) oraz podwykonawców (B2B),
- zapytania ofertowe, przetargi i oferty handlowe,
- korespondencję przychodzącą (e‑Kancelaria),
- wnioski i rozliczenia pracowników,
- uchwały zarządu.
Czy wiesz, że...
W firmach, które nie mają wdrożonego systemu elektronicznego obiegu dokumentów średni koszt przeprocesowania 500 umów rocznie to aż 72 579,36 EUR ?- Brak podpisów elektronicznych: 20 004,00 EUR (źródło: Forrester Research)
- Opóźnienia w procesowaniu umów: 15 390,00 EUR (źródło: IACCM)
- Koszt obsługi prawnej: 9 180,00 EUR (źródło: IACCM)
- Koszt wysyłki kurierskiej: 8 568,00 EUR (źródło: obliczenia na podstawie danych klienta)
- Wydłużony czas przygotowania umów: 8 568,00 EUR (źródło: IACCM)
- Utrata dokumentów: 3 870,00 EUR (źródło: PwC)
- Gorsza wydajność pracowników: 3 847,56 EUR (źródło: IDC)
- Brak wzorów dokumentów: 1 836,00 EUR (źródło: IACCM)
- Koszt wydruku: 856,80 EUR (źródło: Gartner)
- Błędy wprowadzania danych: 459,00 EUR (źródło: Institute of Finance and Management)
Elektroniczny obieg dokumentów jest dla Waszej firmy, jeżeli...
Sprawdź, ile z poniższych aspektów dotyczy Waszej firmy. Im więcej, tym wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów będzie istotniejsze dla usprawnienia pracy w przedsiębiorstwie.
Sprzedaż
Generujecie minimum 10 umów handlowych w miesiącu.
Negocjacje
Negocjujecie minimum 5 umów miesięcznie z kontrahentami.
Akceptacja
Minimum 3 osoby są wymagane do akceptacji 1 dokumentu.
Rozliczenia
Przetwarzacie minimum 40 faktur miesięcznie.
Zbieranie podpisów
Podpisujecie dokumenty na różne sposoby, np. papier, podpis kwalifikowany, Autenti®, DocuSign® lub inne platformy do podpisów elektronicznych.
Efektywność pracy
Często poprawiacie efektywność pracy, sprawdzacie jakość pracy zespołów lub analizujecie przepływy dokumentów.
Archiwizacja i wyszukiwanie
Pracujecie zdalnie lub hybrydowo i wykorzystujecie papierowe dokumenty. Często szukacie dokumentów i wracacie do zapisów z umów podpisywanych w przeszłości.
Częste problemy
Zdarza Wam się gubić podpisane dokumenty, zapominać o zapłacie faktury, czy przerabiać w pośpiechu stare umowy, a niektóre osoby często zapominają o przypisanych zadaniach.
Potrzebujesz wsparcia eksperta od obiegu dokumentów?
Jeżeli planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w Waszej firmie i:
- chcesz skonsultować możliwości współpracy;
- zastanawiasz się nad zasadnością wdrożenia;
- planujesz zaprojektować elektroniczne obiegi dokumentów;
- lub chcesz dobrać odpowiedni rodzaj podpisu elektronicznego.
Zostaw kontakt do siebie. Oddzwonimy i w ciągu 10-minutowej rozmowy wspólnie zaplanujemy dalsze kroki.
Najczęściej zadawane pytania
Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?
Procesowanie dokumentów w formie papierowej to często ogromna strata nie tylko czasu, ale również pieniędzy. Koszty związane z obiegiem dokumentów papierowych są ogromne! Więcej na ten temat przeczytasz tutaj: Jak elektroniczny obieg dokumentów wpływa na finanse Twojej firmy?
Co to jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny to narzędzie do składania oświadczenia woli na dokumentach. Najczęściej efektem jest plik PDF z naniesionym certyfikatem podpisu elektronicznego. Wyróżniamy 3 rodzaje podpisów elektronicznych na polskim rynku: podpis elektroniczny standardowy (SES), podpis elektroniczny zaawansowany z SMS (AES) oraz podpis elektroniczny kwalifikowany (QES). Wyłącznie podpis kwalifikowany w całej Unii Europejskiej traktowany jest na równi z podpisem odręcznym, a zatem może być stosowany w formie pisemnej.
Jak nazywa się systemy do obiegu dokumentów?
System DMS (ang. Document Management System), na polskim rynku często występuje pod hasłem Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD). Obie nazwy oznaczają to samo, czyli narzędzie usprawniające procesowanie i zarządzanie dokumentami.
Czy system ERP służy do elektronicznego obiegu dokumentów?
I tak i nie. Systemy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) (np. SAP, są to systemy do zarządzania produkcją) mają wbudowane mechanizmy do archiwizacji dokumentów i bardzo prostej akceptacji. Obserwujemy, że firmach te możliwości są niewystarczające. Brakuje m.in. podpisów elektronicznych, generowania dokumentów z wzorów, złożonego procesu akceptacji oraz pracy równoczesnej na najbardziej aktualnej wersji dokumentu.
Czy system CRM służy do elektronicznego obiegu dokumentów?
Niestety nie. Systemy CRM (ang. Customer Relationship Management) mają bardzo ograniczone możliwości tworzenia, akceptacji i podpisywania dokumentów. Zwykle ich funkcjonalności są również ograniczone do procesowania dokumentów handlowych, np. umów sprzedażowych lub ofert handlowych. System do obiegu dokumentów pozwala na przetwarzanie wszystkich rodzajów dokumentów (również zakupowych, rozliczeń, pracowniczych itd.).
Jak wygląda obieg dokumentów w firmie?
W tradycyjnym obiegu dokumentów większość umów, faktur oraz pism krąży po firmie w wersji papierowej. Ewentualne elektroniczne wersje przesyłane są między pracownikami drogą mailową, co znacznie wydłuża przepływ informacji. W przypadku papierowego obiegu dokumentów każda umowa jest podpisywana tradycyjnie, czyli odręcznie, a proces pozyskiwania podpisów bywa długi i żmudny. Tradycyjny obieg dokumentów jest często znacznie droższy i bardziej czasochłonny niż ten przeprowadzany elektronicznie.
Jakie są największe zalety elektronicznego obiegu dokumentów?
- Uniwersalność. Praca na systemie do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie przyniesie Ci szereg korzyści. Dokumentami elektronicznymi, którymi będziesz zarządzać, mogą być np. umowy, faktury kosztowe, rozliczenia, zamówienia, wnioski, uchwały, oferty, przetargi czy zapytania. Efektywność systemu zależy od wyboru odpowiedniego narzędzia oraz jego prawidłowej konfiguracji przy wdrożeniu.
- Usprawnione opiniowanie i akceptacja dokumentów. Główną zaletą, która charakteryzuje elektroniczny obieg dokumentów, jest usprawniony proces obiegu dokumentów oraz automatyzacja poszczególnych jego etapów, takich jak przygotowanie, opiniowanie czy akceptacja.
- Bezpieczeństwo danych. Dokumenty zarządzane przy pomocy systemów do elektronicznego obiegu dokumentów, są przechowywane w specjalnych, bezpiecznych repozytoriach, umożliwiających wyszukiwanie dokumentów.
- Oszczędność czasu. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie prowadzony z pomocą systemu usprawnia przepływ informacji, a co za tym idzie, niesie za sobą sporą oszczędność czasu pracowników, który mogą przeznaczyć na bardziej wartościowe zajęcia, przynoszące realną wartość.
Obieg umów czy obieg faktur – czego potrzebujesz?
Wiele zależy od specyfiki Twojej firmy i procesów zarządzania dokumentami, jakie chcesz usprawnić. W niektórych firmach wystarczy obieg dokumentów porządkujący obieg faktur kosztowych i prowadzący rejestr pism przychodzących. Inne będą potrzebowały elektronicznego obiegu dokumentów umożliwiającego tworzenie, opiniowanie, akceptowanie oraz podpisywanie umów. Przeczytaj też: Czym różni się obieg umów od obiegu faktur?
