Czy wiesz, że niektóre dokumenty firmowe powinny być archiwizowane nawet przez 50 lat? To szmat czasu. Na szczęście nie wszystkie dokumenty wymagają tak długiej archiwizacji – większość z nich należy przechowywać od kilku do kilkunastu lat.
Niezależnie od tego, jak długo, warto przechowywać je w taki sposób, by w razie potrzeby mieć możliwość szybkiego wglądu do ich zawartości.
Jak prawidłowo i bezpiecznie archiwizować dokumenty?
W małych firmach dokumenty najczęściej przechowywane są w biurze, w siedzibie firmy. Segregatory i kilka kartonów wystarcza, aby uporządkować papierowe dokumenty i przechowywać je tak, by bez problemu dostać się do każdego z nich.
Wraz z rozwojem firmy dokumentów jednak przybywa. Co wtedy? Można oczywiście zmienić biuro na większe lub zaaranżować obecne na nowo – tak, by zyskać więcej miejsca na przechowywanie.
Zdecydowanie nie polecamy upychania gromadzących się dokumentów w przypadkowych kątach i szukanie na siłę miejsca, gdzie zmieści się jeszcze jeden segregator. Po pierwsze – w takim nieładzie trudno coś znaleźć i razie jakiejkolwiek kontroli czeka Cię niepotrzebny stres i nerwowe, często wielogodzinne poszukiwania. Po drugie, spotkania z kontrahentami w pomieszczeniach, które bardziej przypominają nieuporządkowany magazyn, a nie biuro firmy godnej zaufania, nie wypadają zbyt profesjonalnie.
Gromadzące się stosy dokumentów można ulokować również w zewnętrznych archiwach, gdzie będą w 100% bezpieczne, a nie będą zagracać biura. Można też wynająć osobny lokal i tam urządzić mini archiwum.
Każde z tych rozwiązań generuje jednak dodatkowe, niemałe koszty. A przecież wiele firmowych dokumentów może być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Pomyśl tylko, jaka to oszczędność miejsca i papieru!
Tak naprawdę większość dokumentów w firmie może być przechowywana w formie elektronicznej – m.in. umowy z kontrahentami, cała dokumentacja pracownicza (w tym umowy o pracę), faktury i inne dokumenty księgowe.
Jeśli w Twojej firmie nadal wszystkie dokumenty przetrzymuje się w formie papierowej, warto zastanowić się nad zmianą formy archiwizacji na elektroniczną. Dlaczego?
Dokumenty przechowywane elektronicznie to mniej zmarnowanego papieru.
Chcesz sprawdzić zapisy w umowie zawartej kilka lat temu? Jeśli Twoja firma archiwizuje dokumenty elektronicznie, znajdziesz potrzebną umowę za pomocą kilku kliknięć.
Jeśli będziesz musiał przekopywać się przez papierowe dokumenty, może być różnie. Będziesz musiał znaleźć odpowiedni segregator lub karton (programy do elektronicznej archiwizacji dokumentów umożliwiają również oznaczenie lokalizacji papierowego odpowiednika danego dokumentu – więcej opowiemy o tym na końcu artykułu).
Jeśli w segregatorach jest porządek, zajmie Ci to pewnie ok. 10 minut. Jeżeli jednak w dokumentacji panuje chaos lub papiery przechowywane są poza siedzibą firmy… oceń sam.
Coraz więcej osób pracuje zdalnie. Elektroniczne przechowywanie dokumentów daje dostęp do wszystkich zarchiwizowanych umów z dowolnego miejsca na świecie – wystarczy dostęp do internetu.
przechowywane przez lata papierowe dokumenty często tracą na jakości. Tusz blaknie, a zapisy stają się trudne do oczytania. Gromadzenie dokumentów w formie cyfrowej w żaden sposób nie wpływa na ich jakość.
Jak archiwizować dokumenty elektronicznie? Możesz skorzystać ze specjalnych baz danych, które odpowiednio zabezpieczone pozwalają magazynować zarchiwizowane dokumenty.
Jako niezawodne i intuicyjne archiwum elektroniczne świetnie sprawdzi się Hatiroo – uporządkowane repozytorium sprawi, że łatwo i szybko odnajdziesz każdy potrzebny dokument. Możesz również pójść o krok dalej i zacząć nie tylko elektronicznie archiwizować, ale również procesować dokumenty od momentu ich powstawania.
Taką możliwość daje Ci system do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo, dzięki któremu w jednym miejscu wszystkie dokumenty będą mogły być tworzone, opiniowane, podpisywane i archiwizowane w oparciu o najbezpieczniejszą i zgodną z RODO chmurę Microsoft 365. Wygodne, prawda?
Niektóre dokumenty wymagają przechowywania w formie papierowej lub po prostu od początku tworzone są tradycyjnie (np. umowy i dokumenty, które przychodzą do firmy pocztą). By utrzymać porządek w dokumentacji, warto takie umowy również zeskanować i umieścić w elektronicznym repozytorium plików.
System Hatiroo umożliwia tak przygotowany dokument przypisać do segregatora, co ułatwia odnalezienie papierowej wersji (można podać np. numer czy kolor segregatora, w którym się znajduje). Takim sposobem z jednej strony nadal będziesz miał możliwość wglądu do treści dokumentu z dowolnego miejsca z dostępem do internetu, a kiedy nadejdzie konieczność odnalezienia wersji papierowej, zrobisz to szybko i bez trudu.
Elektroniczna archiwizacja dokumentów jest wygodniejsza, przyjazna dla środowiska i bezpieczniejsza. To za mało? Nie zapominaj również o tym, że elektroniczne archiwum to po prostu oszczędność – zarówno czasu, jak i pieniędzy. Odpadają koszty papieru, obsługi drukarki, poczty i kurierów oraz opłaty za powierzchnie magazynowe. Oszczędzając na opłatach za kurzące się archiwa, możesz przeznaczyć odzyskane pieniądze na to, co przyniesie firmie więcej korzyści – na przykład na szkolenia rozwijające kompetencje pracowników.
Zachęcamy do sprawdzenia całej zawartości bloga i poszukania inspiracji.
Jeżeli jednak chcesz skrócić czas swoich poszukiwań, odezwij się bezpośrednio do nas. Przedstawimy Ci wszystkie opcje, określimy wymagany budżet i zaplanujemy dalsze kroki.
