Skip to content

Jak działa system do obiegu dokumentów z Microsoft 365®?

Na sprawne procesowanie umów w firmie składa się wiele czynników, które mogę dać efekt w postaci podpisania umowy i sfinalizowania transakcji przynoszącej firmie wymierne zyski. Zanim do tego dojdzie, treść takiej umowy trzeba najpierw stworzyć, zweryfikować i często również przekazać do oceny prawnej.

Efektywne przejście przez każdy z tych etapów wymaga odpowiedniej organizacji i wprowadzenia systemów wspomagających proces tworzenia dokumentu. Najlepiej działającym rozwiązaniem jest możliwość pracy na tej samej wersji pliku, którą daje system do elektronicznego obiegu dokumentów z Microsoft 365®.

Microsoft 365® – co to jest i jak działa?

Microsoft 365® to zbiór aplikacji i usług dostępnych w chmurze. Najistotniejsze i najczęściej wykorzystywane w codziennej pracy funkcjonalności pakietu to:

  • Zawsze aktualne wersje pakietu Office (Word, Excel, PowerPoint, Access i Outlook).
  • Platforma SharePoint®, dzięki której pracownicy mogą między sobą udostępniać dokumenty i informacje).
  • OneDrive®, czyli usługa działająca podobnie do Dysku Google. To wspólny dysk w chmurze, do którego dostęp mają wszyscy współpracownicy, który daje możliwość jednoczesnej pracy na tej samej wersji pliku.

Przygotowywanie umowy, czyli praca na tym samym pliku

Przygotowywanie treści umowy, szczególnie tej złożonej i skomplikowanej, to proces, nad którym często pracuje kilka osób. W tradycyjnym systemie kolejne wersje pliku krążą między osobami biorącymi udział w procesie tworzenia i są edytowane lub uzupełniane o dodatkowe elementy. Kiedy nad jednym dokumentem pracuje wiele osób nietrudno pogubić się w tym, która wersja pliku jest aktualna i na jakim etapie jest aktualnie proces tworzenia umowy.

Praca z systemem do obiegu dokumentów zintegrowanym z Microsoft 365® jest dużo łatwiejsza. Każda z osób uczestniczących w projekcie pracuje na jednej wersji pliku. Pakiet Microsoft umożliwia również pracę jednoczesną – oznacza to, że kilka osób w ramach jednego pliku może pracować nad fragmentem treści, za który jest odpowiedzialny.

Dzięki pakietowi Microsoft 365® osoby odpowiedzialne za projekt mogą pracować z dowolnego miejsca na świecie – wystarczy tylko dostęp do internetu, by zalogować się do usługi i wykonać swoją pracę.

System do elektronicznego obiegu dokumentów z Microsoft 365® umożliwia również pełen wgląd w historię zmian i określenie autora, który edytował tekst w danym momencie oraz w razie potrzeby powrót do archiwalnej wersji pliku. Wszystkie dokumenty, nad którymi pracuje zespół, są również archiwizowane i w pełni zabezpieczone.

Opiniowanie treści umowy

Kiedy treść umowy zostanie już stworzona, nadchodzi czas na opiniowanie. Często, szczególnie w przypadku umów opiewających na duże kwoty, konieczne jest zasięgnięcie opinii na temat jej treści w dziale prawnym.

Jeśli zespół przygotowywał treść, korzystając z pakietu Microsoft 365, pracownik działu prawnego odpowiedzialny za zaopiniowanie umowy otrzymuje link, pod którym dostępna jest aktualna wersja tekstu. Bez konieczności tworzenia nowego pliku może edytować tekst, dodawać brakujące fragmenty lub zostawiać komentarze z uwagami.

Po sprawdzeniu umowy pracownik działu prawnego może wrócić z plikiem do zespołu, który zajmował się tworzeniem treści z prośbą o wprowadzenie poprawek lub przesłać go dalej – np. do zarządu, który finalnie zaakceptuje treść umowy.

System do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo™ zintegrowany z Microsoft 365® to narzędzie usprawniające pracę zarówno pracowników poszczególnych działów, jak i zarządu. Możliwość jednoczesnej pracy na jednym pliku znacznie przyspiesza proces tworzenia treści dokumentu, a tym samym przybliża moment finalizacji umowy, która ma szansę przynieść firmie dodatkowe zyski.

Umów się na darmową prezentację naszego systemu

Pokażemy Ci, jak wygenerujesz oszczędności oraz podniesiesz wydajność i komfort codziennej pracy, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów.

    Archiwum