Skip to content

Jak nie odkładać zadań w czasie, czyli automatyzacja pracy a prokrastynacja

Jak często zdarza Ci się odkładanie realizacji zaplanowanych zadań na później? Zjawisko prokrastynacji dotyczy niemal każdego z nas. Okazjonalne prokrastynowanie nie stanowi większego problemu i nie dezorganizuje pracy. Jeśli jednak odwlekanie zadań w czasie zdarza Ci się niepokojąco często, powoduje niedotrzymywanie terminów, a co za tym idzie, opóźnianie finalizacji firmowych umów, warto zawalczyć z prokrastynacją. Jak? Są na to sposoby.

Dlaczego prokrastynujemy? Najczęstsze powody odwlekania zadań w czasie

Prokrastynacja to nałogowe odwlekanie czynności w czasie. To pętla, która nie tylko prowadzi do ogromnych wyrzutów sumienia, ale również dezorganizuje pracę i wydłuża czas jej trwania. Odwlekanie zaplanowanych zadań i zajmowanie się w tym czasie czymś zupełnie innym, np. scrollowaniem mediów społecznościowych lub sprzątaniem biurka, często ma swoje źródła, które nietrudno odnaleźć. Jakie są najczęstsze powody prokrastynowania zadań?

  • Strach przed porażką. Odwlekamy zadania w czasie często wtedy, gdy obawiamy się, że nam się nie uda. Właśnie dlatego jako jedna z metod pomagających w walce z prokrastynacją, jest dzielenie dużych, skomplikowanych zadań na mniejsze i prostsze etapy.
  • Zmęczenie, brak snu, niski poziom energii. Dni wypełnione po brzegi zadaniami, nadgodziny w pracy i niezdrowy tryb życia sprawiają, że organizm w pewnym momencie mówi dość. Jeśli wpadłeś w pętlę prokrastynacji, spróbuj wziąć kilka dni wolnego, odpocząć (najlepiej na świeżym powietrzu) i porządnie się wyspać.
  • Nadmiar obowiązków, niechęć do wykonywania czasochłonnych i żmudnych zadań. Okazuje się, że bardzo często odkładamy w czasie zadania, które choć nie są trudne i skomplikowane, to wiemy, że zajmą nam sporo czasu oraz są żmudne i nieciekawe. Prokrastynacja bardzo często występuje również u osób, które mają zbyt dużo obowiązków na głowie. Rozwiązaniem w tym przypadku jest maksymalna automatyzacja pracy i wykorzystywanie systemów eliminujących czasochłonne, proste i żmudne czynności.

Jakie zadania odwlekamy i jak temu zaradzić?

Działanie każdej firmy ma nieco inną specyfikę, ale w niemal każdej w mniejszym lub większym stopniu procesuje się umowy. Każdy z etapów tych procesów wymaga zaangażowania kilku osób i przeprowadzany bez wsparcia odpowiednych narzędzi bywa czasochłonny i żmudny. A jak coś jest czasochłonne i żmudne to… no właśnie – odwlekamy! Jakich zadań często nie mamy ochoty wykonywać od zaraz?

Przygotowywanie umów

Przygotowywanie treści dokumentów, jeśli nie mamy aktualnego wzoru, jest czasochłonne. A jeśli mamy wzór, ale tych umów jest 20, każda z nich ma 20 stron, które trzeba przescrollować w poszukiwaniu miejsc do uzupełnienia dla każdego z klientów z osobna? W takiej sytuacji nietrudno o zniechęcenie i odwlekanie przygotowywania umów, a tym samym przesuwanie w czasie ich finalizacji, która mogłaby przynieść firmie zyski.  

Rozwiązaniem może być intuicyjny systemu do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo®, dzięki któremu właściwy wzór umowy będzie zawsze pod ręką, wszystkie dane klienta zostaną automatycznie pobrane z GUS, a szczegółowe informacje dotyczące transakcji zaciągnięte z formularza stworzonego specjalnie pod konkretny typ umowy. 

Zbieranie podpisów lub podpisywanie dokumentów

Zbieranie podpisów od wszystkich członków zarządu, a następnie wysyłanie papierowej umowy do kontrahenta to często prawdziwa gonitwa. Trzeba wydrukować dokumenty w kilku egzemplarzach, złapać osoby uprawnione do podpisu, które rzadko przebywają w siedzibie firmy. Każda z nich musi nie tylko złożyć podpis, ale również zaparafować wszystkie strony. Gdy umowa zostanie podpisana trzeba przesłać ją z pomocą kuriera do kontrahenta, ten musi ją podpisać… uff… i tak dalej i tak dalej. Czy już zmęczyłeś się na samą myśl? 

Rozwiązaniem może być dopracowana platforma do podpisu elektronicznego, dzięki której każda z osób uprawionych do podpisu złoży go przy pomocy kliknięć, a cały proces może skrócić się aż o 83%. 

Umieszczanie dokumentów w archiwum

Trudności w odnalezieniu papierowej umowy zdarzają się nagminnie. Często winny jest zły system przechowywania, pomyłki lub przeoczenie umowy, która powinna znaleźć się w segregatorze, a zginęła w gąszczu papierów na biurku, po tym jak kolejny dzień mówiłeś sobie, że uporządkujesz dokumenty już jutro. 

A gdyby tak wszystkie umowy po finalizacji wpadały automatycznie do elektronicznego archiwum? Hatiroo daje taką możliwość! W dokumentach panuje porządek, łatwo je odnaleźć nawet po kilku latach, a prokrastynatorzy mają jeden powód do odwlekania zadań w czasie mniej.  

Odwlekanie zadań w czasie nie służy nikomu – ani rozwojowi firmy, ani samopoczuciu odwlekającej osoby, ani poczuciu sprawczości i pewności siebie. Nie zawsze jednak silna wola wystarczy, by wszystkie zadania wykonywać na czas. Warto pomóc sobie narzędziami, które dużą część pracy wykonają za nas.  

Umów się na darmową prezentację naszego systemu

Pokażemy Ci, jak wygenerujesz oszczędności oraz podniesiesz wydajność i komfort codziennej pracy, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów.

    Archiwum