Skip to content

Jak podpisać umowę online?

Setki tysięcy osób w Polsce znalazło się obecnie w zupełnie nowej sytuacji. Wszyscy ci, którzy codziennie rano wstawali, ubierali się, wychodzili z domu i jechali do biura, muszą przestawić się na pracę w trybie zdalnym. Umożliwienie pracy z domu (oczywiście w branżach, w których jest to możliwe) to najlepsze, co firmy mogą w tym momencie zrobić – zarówno dla swoich pracowników, jak i dla sytuacji w całym kraju. Zostajemy w domu nie z lenistwa czy wygody, ale dla bezpieczeństwa – swojego, współpracowników i wszystkich osób, które możemy spotkać w drodze do pracy.

Najprawdopodobniej obecna sytuacja potrwa o wiele dłużej niż zapowiadane dwa tygodnie. Najpewniej większość z nas przyzwyczai się do pracy w domu i być może uzna, że tak jest wygodniej. Jedno jest pewne – by móc sprawnie realizować swoje obowiązki zdalnie, większość firm będzie musiała wprowadzić pewne zmiany organizacyjne. Jedną z nich jest umożliwienie przygotowywania i podpisywania umów online. W końcu kwarantanna nie polega na tym, że będziemy pracować z domu, ale nadal będziemy zmuszeni spotykać się w celu złożenia podpisów na papierowych dokumentach.

W takim razie co zrobić, by móc podpisywać umowy online? Czy każda umowa może być podpisana w ten sposób? Jakie rozwiązania warto wdrożyć? Dziś odpowiemy na każde z tych pytań. Zaczynamy!

Kiedy można podpisać umowę online?

Pewnie zastanawiasz się, czy każdą umowę można podpisać online? Mamy dobrą wiadomość – większość umów możesz podpisać za pomocą podpisu elektronicznego.

Zatwierdzając umowy online, możesz korzystać z dwóch form podpisów: elektronicznego i kwalifikowanego. Czym różnią się one od siebie? 

Elektroniczny podpis niekwalifikowany

To podpis, z którego najprawdopodobniej będziesz korzystał najczęściej. Stosuje się go do podpisywania umów B2B czy firmowych dokumentów wewnętrznych. Nie wymaga on potwierdzenia tożsamości – link z dokumentem do podpisania trafia na skrzynkę mailową upoważnionej osoby.

Taki podpis elektroniczny może być wykorzystany przez pracownika przy podpisywaniu lub zmianach w umowie o pracę. Podpis elektroniczny DocuSign® można założyć przy pierwszym użyciu DocuSign® i jest darmowy dla osoby składającej podpis.

Podpis kwalifikowany

Jest wykorzystywany do podpisywania dokumentów, które wymagają formy pisemnej i ma dokładnie taką samą moc prawną, jak ręczny podpis składany na papierze. Ten bezpieczny podpis elektroniczny wykorzystywany jest m.in. do podpisywania: umów o pracę (wymagany tylko dla pracodawcy), składania ofert przetargów oraz pism do urzędów. 

Wiesz już, jakie umowy mogą być podpisane drogą elektroniczną. Przejdźmy teraz do konkretnej odpowiedzi na pytanie: jak podpisać umowę online?

DocuSign® – platforma do zbierania podpisów elektronicznych

Podpisywanie dokumentów online powinno być wygodne, szybkie i intuicyjne – w końcu na tym polega idea podpisów elektronicznych. Jak sprawić, by praca zdalna stała się łatwiejsza i od czego zacząć wdrażanie podpisów elektronicznych do firmy?

Jednym z kroków, które należy podjąć, by usprawnić pracę z domu, jest wdrożenie platformy do podpisu elektronicznego. Najbardziej znaną na całym świecie jest platforma DocuSign® (głównym inwestorem jest Google Ventures, 55,7 mln USD). Dzięki temu możliwe będzie podpisywanie dokumentów z dowolnego miejsca na świecie, o dowolnej porze i z dowolnego urządzenia. Wdrożenie platformy DocuSign® będzie nie tylko udogodnieniem dla pracowników, którzy obecnie pracują ze swoich domów, ale również dla zarządu i osób decyzyjnych. Podpis elektroniczny umożliwia zaparafowanie i podpisanie wielostronicowych umów za pomocą jednego kliknięcia – szybko, intuicyjnie i bezpiecznie. Co ważne – licencji na korzystanie z platformy DocuSign® potrzebuje wyłącznie firma przygotowująca i wysyłająca dokumenty. Druga strona, czyli np. kontrahent, nie płaci za podpisanie umowy podpisem elektronicznym. Otrzymuje tylko na swój adres e-mail link do dokumentu i za pomocą jednego kliknięcia, bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów, podpisuje dokument. 

DocuSign® daje możliwość zatwierdzenia dokumentu zarówno podpisem niekwalifikowanym, jak i kwalifikowanym. Osoba podpisująca się podpisem kwalifikowanym może wykorzystywać dowolny podpis wydany przez certyfikowaną instytucję wydającą podpisy (Asseco Data Systems S.A., Enigma SOI, EuroCert Sp. z o.o., Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A., Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A).

Podpis to nie wszystko, czyli znaczenie elektronicznego obiegu dokumentów

Wdrożenie platformy do składania podpisów elektronicznych to tak naprawdę tylko ostatnie ogniwo w procesie usprawniania obiegu, akceptowania i zatwierdzania dokumentów w firmie, w której większość pracowników wykonuje swoje obowiązki zdalnie. Sprawne, płynne i efektywne procesowanie powstawania i zatwierdzania dokumentów jest możliwe tylko dzięki wprowadzeniu sprawdzonego systemu elektronicznego obiegu dokumentów zintegrowanego z platformą DocuSign®.

Tradycyjny obieg dokumentów w firmie – jak wygląda procesowanie umów?

Jak wygląda tradycyjny obieg dokumentów w firmie, kiedy wszyscy pracownicy są na miejscu, w biurze? 

Wszystko rozpoczyna się od przygotowania dokumentu, np. umowy. Zazwyczaj pracuje nad nią kilka lub kilkanaście osób z różnych działów. Plik z umową krąży między skrzynkami mailowymi osób biorących udział w procesie. Często wiele osób pracuje nad jedną umową jednocześnie, przez co równolegle tworzonych jest kilka wersji jednego dokumentu, które ostatecznie ktoś musi złożyć w jedną spójną całość. Pracownicy mają możliwość, chociażby zapukania w drzwi pokoju obok i przypomnienia koledze, że wszyscy czekają na jego uwagi do umowy. Mogą również podejść kilka biurek dalej i skonsultować problem ze współpracownikiem.

Gdy umowa jest już przygotowana, musi być zwykle zaopiniowana, a następnie zaakceptowana przez osoby decyzyjne. Na końcu przychodzi moment na podpisy, które strony biorące udział w umowie muszą złożyć na papierowym dokumencie. Ostatnim etapem jest archiwizacja – zazwyczaj dokumenty powstające w ramach funkcjonowania firmy muszą być przechowywane kilka (a w niektórych przypadkach nawet kilkadziesiąt!) lat. 

Elektroniczny obieg dokumentów – rozwiązanie dla firm pracujących zdalnie

W obecnej sytuacji papierowy obieg dokumentów jest niemożliwy lub co najmniej utrudniony. Trudno sobie nawet wyobrazić, jak mogłoby to wyglądać. Czy zatrudniłbyś osobę, która jeździłaby z papierami między domami pracowników i członków zarządu? Taki pracownik nie tylko sam byłby narażony na działanie wirusa, ale również stanowiłby potencjalne zagrożenie dla pozostałych osób pracujących z domu. W takim razie jak zorganizować obieg dokumentów w firmie pracującej zdalnie? 

Rozwiązaniem nie tylko dla firm pracujących zdalnie, ale również dla tych, które po prostu chcą usprawnić procesy związane z obiegiem dokumentów, jest wdrożenie dobrego, intuicyjnego i kompleksowo działającego systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Te trzy określenia doskonale opisują system Hatiroo.

Hatiroo to narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów, które nie tylko usprawnia i przyspiesza obieg dokumentów, ale również umożliwia ogromną redukcję kosztów związanych z firmowym procesowaniem dokumentów.

Dlaczego to właśnie Hatiroo jest systemem, który warto wdrożyć w swojej firmie?

  • Wprowadzenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów sprawia, że wydajność procesowania wzrasta o 80%, a na firmowych kontach zostaje rocznie kilkadziesiąt tysięcy złotych więcej niż w przypadku stosowania obiegu tradycyjnego.
  • Hatiroo to nie tylko koordynacja obiegu dokumentów, ale również usprawnienie procesu ich opracowywania, opiniowania i akceptacji. Dzięki integracji z Office 365 wszystkie osoby zaangażowane w projekt mogą pracować na tym samym dokumencie, bez konieczności tworzenia kolejnych wersji. To rozwiązanie daje również dostęp do pełnej historii zmian każdego dokumentu.
  • System Hatiroo jest w pełni zintegrowany z DocuSign®. Oznacza to, że za pomocą jednego narzędzia można nie tylko procesować, ale również składać podpisy elektronicznie za pomocą podpisu niekwalifikowanego lub kwalifikowanego.
  • System Hatiroo  jest zintegrowany z Twoim Active Directory, dzięki czemu nie jest ograniczony liczbą użytkowników. Nie musisz zakładać kont swoim pracownikom, a dostęp do aplikacji jest taki sam, jak do firmowej poczty.
  • Obsługa systemu jest intuicyjna – nawet osoba, która dotychczas nie miała do czynienia z elektronicznym obiegiem dokumentów, bez trudu poradzi sobie z pracą z narzędziem. Użytkownicy korzystają z programu bez konieczności przechodzenia przez drogie i czasochłonne wdrożenia.
  • Użytkownicy mają dostęp do systemu z przeglądarki – mogą więc korzystać z niego o każdej porze, z dowolnego miejsca na świecie. Każdy stworzony dokument trafia do uporządkowanego elektronicznego repozytorium, które skutecznie zastępuje firmowe archiwum wypełnione papierowymi dokumentami.

Sprawne zarządzanie obiegiem dokumentów jest niezwykle ważne – nie tylko teraz, gdy wszyscy pracujemy zdalnie, ale również wtedy, gdy wrócimy do biur. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala oszczędzać czas, pieniądze oraz siły i jest opłacalne dla większości firm

Umów się na darmową prezentację naszego systemu

Pokażemy Ci, jak wygenerujesz oszczędności oraz podniesiesz wydajność i komfort codziennej pracy, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów.