Ta strona korzysta z ciasteczek, dzięki czemu możemy zapewnić Ci najlepszą możliwą obsługę. Informacje o ciasteczkach są przechowywane w przeglądarce i pełnią funkcje, takie jak rozpoznawanie użytkownika po powrocie na naszą stronę internetową i pomaganie naszemu zespołowi w zrozumieniu, które sekcje witryny są najbardziej interesujące i przydatne.
Jak prawidłowo zbudować repozytorium dokumentów?
- Home
- Obieg dokumentów
- Jak prawidłowo zbudować repozytorium dokumentów?

Co to jest elektroniczne repozytorium dokumentów?
Jak stworzyć czytelne i funkcjonalne repozytorium dokumentów?
Proste i intuicyjne repozytorium dokumentów powinno zawierać kilka istotnych elementów, dzięki którym praca z archiwum będzie wygodniejsza i bardziej wydajna. Jakie cechy powinno mieć dobre elektroniczne repozytorium dokumentów?
- Prostota i przejrzystość. Elektroniczne repozytorium to nic innego jak zbiór archiwalnych plików, pozwalający na szybkie wyszukiwanie potrzebnych dokumentów. Zbyt skomplikowana formuła i wprowadzenie wielu zbędnych funkcji sprawi, że w dokumentach szybko zapanuje chaos. Właśnie dlatego tak istotne jest, by repozytorium było proste, przejrzyste i intuicyjne dla każdego użytkownika.
- Podstawowe filtry. Podstawową funkcjonalnością, która umożliwia wyszukiwanie potrzebnych dokumentów, są z góry zdefiniowane filtry. To właśnie one sprawiają, że spośród wszystkich dokumentów firmowych możesz wybrać np. te, które zostały podpisane z wybraną firmą w określonym czasie. Warto pamiętać o tym, że filtrów nie powinno być zbyt dużo. Kluczem do sprawnego filtrowania jest zastosowanie takich kategorii, które będą realnie wykorzystywane i potrzebne.
- Wyszukiwarka. Dobre repozytorium nie może funkcjonować bez wyszukiwarki, dzięki której można szybko po wpisaniu kluczowych słów wyszukać potrzebny dokument. Pliki umieszczane w elektronicznym archiwum powinny być opatrzone opisem, czyli metadanymi, które skrótowo określają, jakie treści znajdują się w danym dokumencie. Sprawnie działająca wyszukiwarka będzie filtrowała opisy dokumentów w poszukiwaniu słów wpisanych w pole wyszukiwania.
Warto wiedzieć: W opisie dokumentu może znaleźć się również termin obowiązywania umowy. Dobry system archiwizujący pliki może wtedy wysłać do określonych osób powiadomienie o zbliżającym się terminie końca umowy. Dzięki temu można anulować ją z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub przystąpić do renegocjacji warunków.
- Filtrowanie po hashtagach. Oprócz zdefiniowanych z góry filtrów bardzo pomocne podczas wyszukiwania mogą być również hashtagi, którymi oznaczone są pliki wpadające do archiwum. To, jakie hashtagi powinny być wykorzystywane do opisywania dokumentów, powinno być ustalone wewnątrzfirmowo i uzależnione od specyfiki biznesu.

Potrzebujesz wsparcia naszego konsultanta?
Zostaw swoje dane kontaktowe, a nasz konsultant niezwłocznie odezwie się do Ciebie. Jeśli wypełnisz formularz pod konkretnym artykułem, będziemy wiedzieć, że interesuje Cię właśnie ten temat. Oczywiście nasza konsultacja jest bezpłatna.