W jaki sposób w Twojej firmie przebiega proces opiniowania i akceptacji nowych umów? Wszystko idzie jak w zegarku, czy czujesz, że najlepszym określeniem tego procesu mogłoby być słowo „chaos”? Najczęściej problemy ze sprawnym procesowaniem umów zdarzają się w dużych firmach o rozbudowanych strukturach. To właśnie w nich dokument, zanim trafi do osoby zatwierdzającej lub kontrahenta przechodzi często przez kilka działów i pracuje nad nim minimum kilka osób. W jaki sposób można usprawnić te czynności?
Kiedy treść nowej umowy jest już stworzona, dokument zostaje przekazany dalej – najczęściej do działu prawnego, który dodaje swoje fragmenty lub sprawdza, czy treść umowy jest zgodna z prawem. Treści dokumentów opiniowane są również przez managerów poszczególnych działów. Po sprawdzeniu treść umowy z poprawkami trafia z powrotem do osoby tworzącej umowę lub koordynującej proces jej powstawania.
Kiedy po wszystkich uwagach treść umowy jest gotowa, dokument trafia do akceptacji. W strukturach firmy treść dokumentu akceptuje np. zarząd, a następnie umowa kierowana jest do kontrahenta, który sprawdza i akceptuje treść lub odsyła ewentualne uwagi.
Osiągnięcie stanu Inbox Zero w skrzynce mailowej niejednemu z nas wydaje się niemożliwe do osiągnięcia. Nic w tym dziwnego. Często większość wewnątrzfirmowych procesów odbywa się właśnie za pośrednictwem skrzynki mailowej. Tam załączane i przesyłane są dokumenty, przekazywane są ustalenia między poszczególnymi działami oraz przekazywane komunikaty od osób zarządzających. W takim gąszczu wiadomości trudno o porządek.
Według danych przekazywanych przez Deloitte w 80% przypadków podczas klasycznego procesowania umów drogą mailową, w pewnym momencie ktoś popełni błąd i prześle dalej nieaktualną wersję dokumentu.
Jak do tego dochodzi? Wyobraź sobie standardowy proces opiniowania i akceptowania treści umowy w dużej firmie. Osoba zajmująca się koordynacją procesu wysyła treść umowy do 5 osób, które mają ją przeczytać i określić, czy treść jest prawidłowa, zgodna z prawem lub z zasadami panującymi w firmie. Te 5 osób po wprowadzeniu swoich uwag i komentarzy przesyła dokumenty do koordynatora. Ten musi scalić 5 nowych wersji w jedną i znów wysłać ją do tych samych osób, by sprawdziły treść po poprawkach. Szacuje się, że w standardowym procesie takich cykli, w których ktoś wysyła, załącza, pobiera, przesyła czy scala jest 9. Zazwyczaj przy 3 albo 4 cyklu ktoś popełnia błąd i załącza złą wersję dokumentu. W ten sposób cały proces zostaje zaburzony, powstaje chaos i bałagan, a opiniowanie i akceptacja jeszcze bardziej się przedłużają.
Procesowanie umów przez tworzenie ich treści na dysku, załączanie do wiadomości mailowej, przesyłanie, pobieranie i podobne załączanie generuje dużo błędów. W jaki sposób można usprawnić te procesy?
Im jakaś czynność jest bardziej skomplikowana i czasochłonna, tym bardziej odwlekamy ją w czasie. Uprość procesy w swojej firmie i zminimalizuj ryzyko niekończącego się prokrastynowania zadań. Skontaktuj się z nami – automatyzacja i zwiększanie efektywności pracy to nasza specjalność.
Zachęcamy do sprawdzenia całej zawartości bloga i poszukania inspiracji.
Jeżeli jednak chcesz skrócić czas swoich poszukiwań, odezwij się bezpośrednio do nas. Przedstawimy Ci wszystkie opcje, określimy wymagany budżet i zaplanujemy dalsze kroki.
