Skip to content

Jak usprawnić obieg dokumentów? Wykorzystaj SharePoint® w usłudze Office 365®

Usługa Office 365® stała się już właściwie standardem i jednym z podstawowych narzędzi do pracy biurowej w większości przedsiębiorstw. Dziś opowiemy kilka słów o tym, w jaki sposób można znacznie usprawnić pracę zespołu, wykorzystując Office 365® w obiegu dokumentów.

Co to jest Office 365®?

Office 365® to zbiór aplikacji w chmurze, które wykorzystywane są nie tylko przez przedsiębiorstwa, ale również przez użytkowników domowych. W skład usługi wchodzą przede wszystkim:

  • Zawsze aktualna wersja pakietu Microsoft Office® (Word, Excel, PowerPoint, Access i Outlook).
  • Platforma SharePoint®, która pozwala na udostępnianie dokumentów i informacji współpracownikom.
  • Usługa OneDrive®, czyli wspólny dysk w chmurze, umożliwiający pracę wielu osób na jednym dokumencie (działająca na podobnej zasadzie, jak Google Drive)
Obieg dokumentów z Office 365

Jak Office 365® usprawnia obieg dokumentów?

Zacznijmy od konkretów. Wdrożenie do firmy dobrego narzędzia do obiegu dokumentów zintegrowanego z pakietem Office 365® pozwoli na zwiększenie efektywności pracy nawet o 80%. Dlaczego aż tyle? Pomyśl, ile czasu trzeba poświęcić na przesyłanie, pobieranie, zapisywanie, tworzenie nowych wersji dokumentów oraz koordynację ich powstawania, opiniowania i akceptacji. Mając do dyspozycji odpowiednie narzędzia, każda osoba uczestnicząca w tworzeniu dokumentu będzie mogła skupić się wyłącznie na merytorycznym wkładzie w jego powstawanie. Całą resztą zajmie się oprogramowanie.

Office 365® pozwala przede wszystkim pracować wielu osobom na tym samym dokumencie, co eliminuje konieczność tworzenia kilkunastu wersji tego samego pliku. Pakiet daje również możliwość jednoczesnej pracy kilku osób na jednym dokumencie. Taki sam efekt możesz zobaczyć w usłudze Dysku Google.

Pakiet usprawnia nie tylko pracę wewnątrz przedsiębiorstwa. Umożliwia również udostępnianie przygotowanych plików kontrahentom – również tym, którzy sami nie korzystają z usługi Office 365®. Wystarczy wysłać link, którego kliknięcie przekieruje bezpośrednio do konkretnego pliku w chmurze.

System Office 365® w całości dostępny jest przez przeglądarkę – każdy z użytkowników ma więc do niego dostęp z dowolnego miejsca na świecie. Wyjechałeś na delegację bez laptopa, a współpracownik poprosił Cię o zaopiniowanie dokumentu? Możesz bez przeszkód za pomocą kilku kliknięć otworzyć i przeczytać go na swoim smartfonie.

Wybierając elektroniczny obieg dokumentów do swojej firmy warto zdecydować się na taki, który jest w pełni zintegrowany z usługą Office 365®. Warunek ten spełnia między innymi platforma Hatiroo (dowiedz się więcej o naszym systemie obiegu dokumentów).

Jeśli Twoja firma posługuje się pakietem Office 365®, warto zastanowić się, jak w 100% wykorzystać możliwości tej usługi. Wdrożenie jej do obiegu dokumentów jest tego najlepszym przykładem. Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapraszamy do kontaktu.

Umów się na darmową prezentację naszego systemu

Pokażemy Ci, jak wygenerujesz oszczędności oraz podniesiesz wydajność i komfort codziennej pracy, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów.