Skip to content

Jakie elementy powinna zawierać każda umowa? 

Właściwie sporządzone umowy nie tylko pozwalają nawiązać współpracę, ale również pomagają w dochodzeniu roszczeń, gdy dojdzie do ewentualnego konfliktu lub przypomnieniu sobie wynikających z niej obowiązków, gdy po dłuższym czasie pamięć zawiedzie. Sporządzenie kompletnej umowy powinno być więc priorytetem dla obu stron. Jak sporządzić umowę i co w niej zawszeć, by była w pełni użyteczna?

Dlaczego stworzenie przemyślanej i kompletnej treści umowy jest tak ważne?

W idealnym świecie wystarczałoby ustne porozumienie między stronami chcącymi nawiązać współpracę, które każda z nich w trakcie trwania umowy wypełniałaby sumiennie i honorowo. I choć świat jest piękny, a my chcemy wierzyć, że otaczający nas ludzie mają zawsze dobre intencje, to rzeczywistość codziennie przypomina nam ludzie bywają omylni, pamięć zawodna, a sytuacje w życiu nieprzewidywalne.

Właśnie dlatego każdy biznes powinien opierać się na rzetelnie przygotowanych, kompletnych i klarownych umowach. Dobrze sporządzone dokumenty pomogą Ci nie tylko w sytuacjach kryzysowych, np. w momencie konieczności wejścia na drogę sądową. Przejrzysta umowa będzie również dokumentem, do którego zaglądniesz, by przypomnieć sobie czas jej obowiązywania oraz sprawdzisz, jakie dokładnie są prawa i obowiązki jednej i drugiej strony.

Pytania, na które powinna odpowiadać treść umowy

Każda umowa, którą zawierasz powinna zaczynać się od komparycji – najlepiej sporządzić ją w formie przejrzystej tabeli. Więcej o tym, jakie zapisy powinny się w niej znaleźć przeczytasz w artykule: Komparycja umowy – co powinno się w niej znaleźć?

Przygotowując treść umowy warto skonsultować się z prawnikiem, który pomoże przygotować ją tak, by treść była kompletna i zgodna z obowiązującym prawem. Jeśli jednak zdecydujesz się przygotować umowę samodzielnie, postaraj się w jej treści umieścić odpowiedzi na kilka istotnych pytań. Jakie to pytania?

Czego dotyczy umowa i jakie są intencje stron?

Najważniejszym elementem treści umowy jest dokładne określenie, czego ona dotyczy. Zawrzyj w niej informacje jaki to rodzaj umowy oraz do czego zobowiązują się strony. Unikaj ogólników, precyzyjnie określ np. zakres świadczonych usług. Bardzo ważne jest również opisanie sposobu pełnienia świadczenia opisanego w umowie (np. zapisek o tym, że realizacja będzie dostarczana w etapach). Warto również wspomnieć o tym, w jaki sposób będzie przebiegał proces ewentualnych reklamacji czy poprawek.

W jaki sposób strony będą się rozliczać?

Każda umowa powinna również zawierać informacje o sposobach rozliczenia (np. że rozliczenie będzie następować po wystawieniu faktury VAT) oraz terminach płatności. W tym miejscu warto również opisać sposób postępowania w momencie, gdy strona nie wykona płatności w terminie.

Co się stanie, kiedy umowa zostanie rozwiązana?

W każdej umowie powinien znaleźć się zapis o tym, w jaki sposób można ją rozwiązać i rzadko się zdarza, by umowa nie określała tej kwestii. Bardzo często bywa jednak, że w treści brakuje informacji o tym, co dzieje się w momencie, gdy umowa zostaje rozwiązana. A przecież w wielu przypadkach konieczne jest np. oddanie sprzętu, przekazanie dostępów czy wypłacenie zaległej kwoty pieniędzy. Właśnie dlatego warto dokładnie przemyśleć, w jaki sposób zakończyć umowę, by zamknąć współpracę w sposób satysfakcjonujący dla obu stron, a wnioski zawrzeć w treści umowy.

Jakie reguły i zasady dotyczą danej współpracy?

W treści niektórych umów powinny się też znaleźć zapisy o poufności, przekazaniu praw autorskich czy przekazaniu danych osobowych. Umowa powinna również określać odpowiedzialność stron za niewywiązanie się z zapisów umowy.

Szczegółowa i kompletna treść umowy jest niezwykle ważna ale istotne jest również to, w jaki sposób dokumenty te są przechowywane i archiwizowane. Jeśli chcesz mieć wszystkie dokumenty w jednym miejscu, skontaktuj się z nami. Hatiroo® to nie tylko narzędzie usprawniające obieg dokumentów, ale również system umożliwiający stworzenie prostego i sprawnie działającego repozytorium plików elektronicznych.

Umów się na darmową prezentację naszego systemu

Pokażemy Ci, jak wygenerujesz oszczędności oraz podniesiesz wydajność i komfort codziennej pracy, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów.

    Archiwum