Zebranie podpisów koniecznych do sfinalizowania umowy powinno być tylko końcową, szybką formalnością, która nie sprawia problemów żadnej ze stron. W rzeczywistości często to właśnie ten etap przeciąga się w nieskończoność i blokuje możliwość wdrożenia procedur zawartych w treści umowy w życie.
Jak usprawnić zbieranie podpisów?
Zbieranie podpisów elektronicznych jest przede wszystkim bardzo czasochłonne. Osoba odpowiedzialna za zbieranie podpisów musi najpierw dotrzeć do wszystkich osób w firmie, które są uprawnione do zatwierdzania umów. Bardzo często zdarza się, że członkowie zarządu przebywają poza siedzibą firmy – pracują w innym miejscu lub wyjeżdżają na delegacje. W takich chwilach zebranie wszystkich podpisów staje się jeszcze większym wyzwaniem. Składanie podpisów na wielostronicowych umowach, a w szczególności ich parafowanie, jest również uciążliwe dla osób zatwierdzających umowę.
Kiedy umowa zostanie podpisana w ramach struktur firmy, trzeba przekazać ją kontrahentowi. Zazwyczaj koperta z umową przesyłana jest z pomocą kuriera lub przewożona taksówką. Każdy z tych transportów wymaga czasu oraz dodatkowych pieniędzy, które trzeba zainwestować w proces pozyskiwania podpisów. Kiedy umowa dotrze do miejsca docelowego, często zdarza się, że zbyt długo leży na biurku prezesa, który w natłoku obowiązków zapomina o złożeniu podpisu.
Każdy dzień opóźnienia wynikający z powyższych procesów sprawia, że Twoja firma zamiast czerpać zyski z podpisanej umowy, inwestuje kolejne pieniądze w przyspieszenie procesu podpisywania dokumentu.
Rozwiązaniem, na które decyduje się coraz więcej firm na całym świecie, jest zamiana tradycyjnego podpisywania dokumentów na składanie podpisów drogą elektroniczną.
Z pewnością słyszałeś kiedyś określenie podpis kwalifikowany. To płatny rodzaj certyfikowanego podpisu, który może być wykorzystywany do elektronicznego podpisywania dokumentów. Warto jednak wiedzieć, że certyfikowany podpis wymagany jest tylko w niektórych, ściśle określonych przypadkach (więcej na ten temat możesz przeczytać tutaj: Jak podpisać umowę online?).
Do podpisania większości umów zawieranych między firmami wystarczy Ci jednak zwykły podpis elektroniczny lub podpis zaawansowany, czyli uzupełniony o dodatkową weryfikację, np. poprzez SMS.
Kluczem do sprawnego elektronicznego podpisywania umów zarówno przy pomocy podpisu niekwalifikowanego, jak i kwalifikowanego, jest wdrożenie dobrej platformy do podpisów elektronicznych (np. DocuSign® lub Autenti®). Tego rodzaju narzędzia pozwalają na szybkie podpisanie umowy wewnątrz firmy – osoby uprawnione mogą zatwierdzić umowy przy pomocy kilku kliknięć, z dowolnego urządzenia i z każdego miejsca na świecie. Tak podpisaną umowę można w formie linku przesłać do kontrahenta. Ten, nawet jeśli w swojej firmie nie korzysta z podpisów elektronicznych, będzie mógł w prosty i intuicyjny sposób złożyć e-podpis na dokumencie.
Usprawnianie i ułatwianie procesów w firmie – również tych dotyczących składania podpisów, dobrze wpływa zarówno na wydajność pracy, jak i na bezpośrednie zyski firmy. Właśnie dlatego zamiast stać w miejscu warto próbować nowych rozwiązań, które mogą pomóc firmie rozwijać się i skuteczniej zarabiać.
Zachęcamy do sprawdzenia całej zawartości bloga i poszukania inspiracji.
Jeżeli jednak chcesz skrócić czas swoich poszukiwań, odezwij się bezpośrednio do nas. Przedstawimy Ci wszystkie opcje, określimy wymagany budżet i zaplanujemy dalsze kroki.
