Sprawnie działający obieg dokumentów firmie powinien opierać się na narzędziach, które ułatwią tworzenie, wymianę, opiniowanie oraz akceptację umów. Dziś mało kto sporządza umowy ręcznie przy pomocy kartki papieru, długopisu i kalki.
Większość procesów odbywa się elektronicznie z wykorzystaniem mniej lub bardziej zaawansowanych narzędzi. Które z nich są najbardziej efektywne i najczęściej wykorzystywane?
Absolutną podstawą do pracy dla wielu firm jest pakiet Microsoft® Office, w ramach którego można tworzyć dokumenty, arkusze kalkulacyjne czy graficzne prezentacje. Microsoft® Office to narzędzie, które dobrze znamy i korzystamy z niego od lat. Word czy Excel są programami dającymi ogromne możliwości, nie są jednak pozbawione ograniczeń.
Główną wadą pakietu Office zainstalowanego na dysku komputera jest konieczność każdorazowego zapisywania pliku na dysku i przesyłania go do kolejnych osób drogą mailową.
Poczta elektroniczna nadal jest podstawowym narzędziem do komunikacji między firmami, jak i w strukturach wewnętrznych firm. Choć pracownicy coraz częściej do kontaktowania się ze sobą używają różnego rodzaju komunikatorów, to właśnie poczta elektroniczna pozostaje najpopularniejszym narzędziem wykorzystywanym np. do przesyłania plików między sobą.
Takie rozwiązanie, choć bardzo przydatne, nie jest jednak doskonałe i może generować problemy. Komu choć raz nie zdarzyło się, że ważny mail umknął gdzieś w natłoku korespondencji lub przypadkowo do wiadomości załączyła się nieaktualna wersja dokumentu? By uniknąć takich problemów, warto wprowadzić systemy, które umożliwią automatyzację wielu procesów.
Kiedy dokumenty zostaną już przygotowane, przychodzi czas na złożenie podpisów np. przez członków zarządu. Można zrobić to tradycyjną drogą, czyli wydrukować dwie kopie, przekazać zarządowi do podpisania, a następnie z pomocą kuriera wysłać umowę do kontrahenta.
Taki proces jest jednak bardzo czasochłonny. Członków zarządu trudno złapać w siedzibie firmy, a partnerzy przeciągają moment podpisania lub wysyłki umowy w nieskończoność.
Finalizowanie umów jest dużo sprawniejsze, jeśli firma korzysta z dobrej platformy do podpisu elektronicznego. Dzięki systemom takim jak DocuSign® czy Autenti® każda z uprawnionych osób może podpisać dokument wykonując dosłownie kilka kliknięć. Swój e-podpis może złożyć również kontrahent, nawet jeśli sam w ramach swojej firmy nie korzysta z podobnych systemów. W ramach DocuSign® oraz Autenti® użytkownicy mogą podpisywać dokumenty elektronicznie oraz korzystać ze swoich podpisów kwalifikowanych.
Zachęcamy do sprawdzenia całej zawartości bloga i poszukania inspiracji.
Jeżeli jednak chcesz skrócić czas swoich poszukiwań, odezwij się bezpośrednio do nas. Przedstawimy Ci wszystkie opcje, określimy wymagany budżet i zaplanujemy dalsze kroki.
