Małe zamówienia, np. transakcje wykonane za pośrednictwem Allegro, czy innego sklepu internetowego, przebiegają zwykle automatycznie – wybieramy produkt, sposób płatności i dostawy oraz płacimy za zamówienie. Duże, przeprowadzane przez firmy transakcje opiewające na dziesiątki czy setki tysięcy złotych, wymagają odpowiedniej dokumentacji i procesów, które pozwolą ją przygotować, zaopiniować i podpisać.
Jak powinien działać sprawny obieg dokumentów handlowych?
Kluczem sukcesu sprzedażowego jest sprawnie przebiegająca transakcja – od prowadzenia rozmów i ustaleń, aż po jej finalizację. To, czy będziesz w stanie sprzedać swój produkt lub usługę, w dużej mierze zależy od tego, jak zostały zorganizowane procedury i czy poszczególne etapy zawierania transakcji nie przeciągają się w nieskończoność.
Pierwszym etapem tuż po spotkaniu, na którym wspólnie z kontrahentem ustaliliście szczegóły umowy, jest stworzenie treści umowy. Jeśli w generowaniu treści dokumentu uczestniczy kilka osób, ich praca powinna być usystematyzowana, a kolejność wykonywania poszczególnych zadań odpowiednio wcześniej ustalona. Taką możliwość daje system do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo® zintegrowany z Microsoft 365®.
Takie połączenie narzędzi pozwoli ustalić ścieżkę, jaką powinien przejść dokument, od stworzenia szkicu, przez szlifowanie treści, po opiniowanie i zatwierdzanie. Taki z góry zaplanowany proces sprawi, że każda z odpowiedzialnych za projekt osób będzie dokładnie wiedziała, kiedy powinna działać, a kiedy przekazać dokument dalej. Wszystkie osoby tworzące dokument będą mogły pracować na jednej wersji dokumentu. Pozwoli to wyeliminować kłopot z generowaniem wielu wersji tego samego dokumentu i trudności w odnalezieniu tej jednej, która jest aktualna.
Oparty na wspierających pracę narzędziach proces może znacznie przyspieszyć czas przygotowywania dokumentu, co spowoduje, że kontrahent dużo szybciej dostanie w swoje ręce gotową umowę do podpisania.
Zawsze, gdy tylko można automatyzować pracę własną czy całego zespołu, warto to robić. Podobnie jest z obiegiem dokumentów – ten zautomatyzowany i odbywający się elektronicznie jest dużo bardziej efektywny niż tradycyjny obieg z drukowanymi dokumentami przekazywanymi z rąk do rąk.
Mówiąc o automatyzacji mamy również na myśli korzystanie z szablonów dokumentów, do których wystarczy jedynie wstawić dane. Często treści umów wystawianych w obrębie jednej firmy brzmią podobnie – w końcu dotyczą zwykle tych samych usług czy produktów. Nie warto więc każdorazowo tworzyć nowej, oryginalnej treści dokumentu. Transakcja przebiegnie dużo szybciej i sprawniej, jeśli skorzystasz z gotowego szablonu, który szybko będziesz mógł zmodyfikować według potrzeb. W większości firm funkcjonują takie szablony dokumentów. W praktyce często wygląda to jednak tak, że szablony gubią się w czeluściach komputerowych dysków i gdy są potrzebne, ciężko je odszukać.
System do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo® sprawi, że wszystkie szablony będą zebrane w jednym miejscu, uporządkowane i usystematyzowane. Dzięki temu obieg dokumentów zakupowych będzie działał sprawniej, a wskaźnik sfinalizowanych z sukcesem umów będzie rósł, przynosząc firmie coraz większe zyski.
Jeśli cały proces przygotowania, opiniowania i zatwierdzania dokumentów przebiegał elektronicznie, najszybciej i najwygodniej dla obu stron transakcji będzie podpisanie umowy również drogą elektroniczną. System Hatiroo® zintegrowany z platformą do podpisu elektronicznego DocuSign® umożliwia podpisanie umowy przez wszystkie uprawnione osoby (z których każda może przebywać w innym miejscu na świecie!) nawet w kilkanaście minut.
Umowy tworzone są głównie po to, by… móc skorzystać z nich w razie problemów z wyegzekwowaniem zapisów zawartych w dokumencie. Gdy wszystko idzie zgodnie z planem, umowy zazwyczaj lądują w archiwum (lub leżą gdzieś w stosach dokumentów na biurku), a my nie zaglądamy do nich nigdy więcej.
Jeżeli jednak np. trafiamy na nieuczciwego kontrahenta, podczas dochodzenia swoich praw konieczne jest podparcie się podpisaną umową – nawet jeśli transakcja była zawarta kilka lat wstecz. W takiej sytuacji szukanie jednego dokumentu w przepastnych segregatorach lub kartonach nie należy do zadań szybkich czy komfortowych, szczególnie jeśli sytuacja jest pilna i nerwowa.
Na szczęście można inaczej. System do elektronicznego obiegu automatycznie archiwizuje wszystkie firmowe dokumenty, dzięki temu są one przechowywane w sposób usystematyzowany i czytelny. W razie potrzeby przy pomocy kilku kliknięć można przeszukać całe archiwum w poszukiwaniu dokumentu, który akurat jest potrzebny. Wygodne, prawda?
Dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów może znacznie przyspieszyć transakcje handlowe i przyspieszyć proces przygotowywania treści umów nawet o 60%! Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o systemie Hatiroo®, skontaktuj się z nami, chętnie porozmawiamy i opowiemy o tym, jak nasze narzędzia mogą usprawnić funkcjonowanie Twojej firmy.
Zachęcamy do sprawdzenia całej zawartości bloga i poszukania inspiracji.
Jeżeli jednak chcesz skrócić czas swoich poszukiwań, odezwij się bezpośrednio do nas. Przedstawimy Ci wszystkie opcje, określimy wymagany budżet i zaplanujemy dalsze kroki.
