Skip to content

Podpis elektroniczny w obiegu dokumentów

Wyobraź sobie sytuację: masz mnóstwo pracy, terminy Cię gonią, telefon dzwoni jak oszalały, a czas kurczy się nieubłaganie. Wyobraź sobie, że w takim momencie okazuje się, że musisz uzyskać podpisy członka zarządu na 70-stronicowej umowie w dwóch kopiach. I szukaj tu wiatru w polu. Cóż zrobić – robota się pali, mózg pracuje na pełnych obrotach, a Ty chcąc, czy nie chcąc, biegasz po biurze w poszukiwaniu odpowiedniej osoby lub szukasz jej… na lotnisku.

Duża ilość dokumentów firmowych

Podpis elektroniczny dla firm – jak działa?

Odpowiednia organizacja obiegu dokumentów jest niezwykle istotna – sprawna koordynacja procesów, porządek w dokumentach oraz szybkie reakcje i proste rozwiązania bezpośrednio przekładają się na sukcesy firmy. Wdrożenie do organizacji systemu obiegu dokumentów zintegrowanego z platformą do zbierania podpisów sprawi, że kilka kliknięć i jeden wysłany link wystarczy, by zastąpić wielogodzinne bieganie w poszukiwaniu osób upoważnionych do podpisania dokumentu.

Właśnie tak działa DocuSign® – pozwala uzyskać podpisy na każdej umowie czy jakimkolwiek innym dokumencie drogą elektroniczną, o dowolnej porze, z dowolnego urządzenia i z każdego miejsca na świecie. Platforma DocuSign® zintegrowana z dobrym oprogramowaniem do obiegu dokumentów umożliwia planowanie, tworzenie, opiniowanie i zatwierdzanie umów w jednym miejscu, w 100% online i w 100% bezpiecznie.

Możliwość składania podpisów elektronicznych to nie tylko ułatwienie dla pracowników, ale również (a może przede wszystkim) dla osób decyzyjnych w firmie. Zamiast parafowania dziesiątek stron umów, w ramach platformy DocuSign® jednym kliknięciem będą mogli zatwierdzić cały dokument.

Jak działa podpisywanie umów online od kuchni? Dokument zostaje przygotowywany przez wiele osób w firmie. Finalna wersja w formie linku przesłanego mailem trafia do osoby odpowiedzialnej za zatwierdzenie. Prezes czy jakakolwiek inna osoba decyzyjna otwiera dokument i przy pomocy jednego kliknięcia zatwierdza całą umowę. DocuSign® w równie prosty sposób umożliwia przesyłanie dokumentów do podpisania osobom spoza firmy – kontrahentom czy partnerom biznesowym. Warto wiedzieć o tym, że wystarczy, by to firma wystawiająca umowę miała wykupioną licencję na korzystanie z oprogramowania DocuSign® – druga strona po prostu klika w link i podpisuje dokument online za darmo.

Podpis kwalifikowany czy elektroniczny?

Platforma DocuSign® umożliwia podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym oraz podpisem kwalifikowanym, niezależnie od tego, kto jest jego dostawcą (bez problemu możesz również zmienić dostawcę w trakcie korzystania z platformy).

Co to jest podpis kwalifikowany i czym różni się od elektronicznego?

Forma dokumentowa a forma pisemna

Zanim zajmiemy się rozróżnieniem podpisu elektronicznego i kwalifikowanego, chcielibyśmy powiedzieć kilka słów na temat różnic między dwoma rodzajami najczęściej stosowanych form zawieranych przez przedsiębiorców umów. Formę pisemną wszyscy znamy – to wydrukowany dokument, który podpisujemy ręcznie na papierze. Forma dokumentowa weszła do użycia w 2016 r. i była odpowiedzią na ograniczenia i niedoskonałości formy pisemnej, która była niewystarczająca w dobie rozwijającej się cyfryzacji.

Dziś wiele spraw załatwianych jest online, partnerzy biznesowi porozumiewają się ze sobą najczęściej drogą mailową, a każdorazowe drukowanie i przesyłanie dokumentów pocztą jest nieekonomiczne i nieekologiczne.

Forma dokumentowa zastępuje ręczny podpis na wydrukowanym dokumencie innymi sposobami czy nośnikami – wiadomością mailową, skanem dokumentu, wiadomością na komunikatorze, nagraniem audio itp. Formę dokumentową możesz zatwierdzać zarówno podpisem kwalifikowanym, jak i niekwalifikowanym. W przypadku dokumentów wymagających formy pisemnej jedynym rozwiązaniem pozwalającym na elektroniczne zatwierdzanie jest wykupienie podpisu kwalifikowanego.

Podpis elektroniczny – co to jest?

Podpis elektroniczny, nazywany również podpisem niekwalifikowanym, to podpis wykorzystywany najczęściej do podpisywania umów o pracę przez pracownika, umów B2B oraz pism i dokumentów wewnętrznych, takich jak protokoły, listy, dokumenty księgowe czy kadrowe. 

Zwykły podpis elektroniczny wykorzystywany w ramach platformy DocuSign® nie wymaga potwierdzenia tożsamości – wystarczy kliknięcie linku, który znajduje się na prywatnej skrzynce mailowej upoważnionej osoby. 

Podpis elektroniczny na tablecie

Jak działa podpis kwalifikowany?

Podpis kwalifikowany to bezpieczny podpis elektroniczny, który ma taką samą moc prawną, jak podpis ręczny i stosowany jest w przypadku dokumentów, które wymagają formy pisemnej. Podpis kwalifikowany wykorzystywany jest m.in. przy podpisywaniu umów o pracę (przez pracodawcę), pism do urzędów czy składaniu ofert przetargów.

Jak uzyskać podpis kwalifikowany? Bezpieczny podpis elektroniczny wydawany jest odpłatnie przez podmioty wpisane do Ministerstwa Gospodarki, takie jak: Asseco Data Systems S.A., Enigma SOI, EuroCert Sp. z o.o., Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A., Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. Po odbiór podpisu kwalifikowanego musisz wybrać się osobiście w celu potwierdzenia tożsamości.

Po podpisaniu umowy i dokonaniu opłaty użytkownik otrzymuje specjalną kartę kryptograficzną z czytnikiem na USB oraz dedykowane oprogramowanie. Złożenie podpisu na dokumencie wymaga włożenia zaszyfrowanej karty do podpiętego do komputera czytnika.

Jak wdrożyć podpis elektroniczny do obiegu umów?

Jesteś zdecydowany, że chcesz wdrożyć podpis elektroniczny do obiegu umów w swojej firmie? Platforma DocuSign® umożliwia dwa typy licencjonowania. Pierwszy z nich to płatność za użytkownika, drugi to opłata za liczbę wykorzystanych kopert (więcej o rodzajach licencji podpisu elektronicznego).

Jeśli Twoja firma jest niewielka, a Ty chcesz wykupić licencję dla maksymalnie 3 osób, wejdź na stronę internetową DocuSign® i sprawdź, jakie masz możliwości.

Jeżeli w Twojej firmie procesuje się dziesiątki, setki lub więcej dokumentów i interesuje Cię dużo większy pakiet, skontaktuj się z nami – wspólnie znajdziemy satysfakcjonujące rozwiązanie.

Umów się na darmową prezentację naszego systemu

Pokażemy Ci, jak wygenerujesz oszczędności oraz podniesiesz wydajność i komfort codziennej pracy, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów.