Sprawne sporządzanie i podpisywanie umów to procesy bardzo istotne dla funkcjonowania wielu firm. W niektórych umowy te są bardzo powtarzalne, a w innych treść każdej z nich jest niestandardowa. Do tej drugiej grupy należy firma jednego z naszych klientów.
Handlowcy działający w ramach firmy handlowo-usługowej (FHU) każdorazowo po spotkaniu z klientem byli zobowiązani do stworzenia umowy zawierającej wszystkie ustalenia. Mieli na to zawsze czas do końca miesiąca – to właśnie wtedy wszystkie umowy były rozliczane i miały trafić do osoby, która była odpowiedzialna za skontrolowanie ich treści i przeprocesowanie dalej.
Co robił handlowiec zaraz po powrocie ze spotkania? Z pewnością NIE zabierał się za sporządzanie treści umowy. W FHU brakowało standardowego procesu, który usprawniłby pracę. Handlowiec chcąc stworzyć nowy dokument mógł bazować treści jednej ze starych umów i przerabiać ją tak, by była właściwa dla nowego klienta lub skorzystać z jednego z wzorów dokumentów, które znalazł na dysku. Na firmowym dysku znajdowało się kilka wzorów umów, zarówno te właściwe, jak i stare i nieaktualne, które często przez nieuwagę znowu wpadały do obiegu.
To zadanie zazwyczaj wydawało się zbyt czasochłonne, by zająć się nim od razu, a odległy deadline jeszcze bardziej zachęcał do tego, by odwlec przygotowywanie umowy w czasie.
Kiedy nadchodził koniec miesiąca handlowiec w końcu zabiera się do stworzenia umów dla klientów, których zdobył w ciągu ostatnich 30 dni. Przyjmijmy, że było ich 5, a przygotowanie umów zajęło mu kilka godzin. Na taki sam pomysł tego samego dnia wpadło 200 kolejnych handlowców pracujących w firmie. Wszystkie umowy ostatniego dnia miesiąca trafiały do działu prawnego. Czy wszystkie były na czas przeprocesowane do osób uprawnionych do podpisu? Oczywiście, że nie! Skumulowanie umów do weryfikacji w jednym dniu powodowało zablokowanie działu prawnego i generowało poważne opóźnienia.
Nie potrzeba ogromnych inwestycji i wiele czasu, by uprościć procedury i sprawić, że przygotowywanie umów będzie znacznie łatwiejsze. Co można zrobić, aby usprawnić sobie pracę?
Gdyby handlowiec po ustaleniu szczegółów mógł w ciągu 2-3 minut przygotować umowę, być może mógłby wygenerować ją jeszcze podczas spotkania i od razu przekazać do osoby zajmującej się dalszym procesowaniem dokumentu. Jak to zrobić?
W firmach, które korzystają z systemu do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo®, handlowcy i wszyscy inni pracownicy firmy korzystają z gotowych wzorów umów. Wystarczy wybrać dokument, wpisać NIP, a dane kontrahenta automatycznie uzupełnią się na podstawie danych wyciągniętych GUS. Dodatkowo wzory umów mogą być przygotowane tak, by wszystkie zmienne dane, które trzeba uzupełnić indywidualnie dla każdego klienta, były wyciągnięte do tabeli na początku umowy. Dzięki temu nie trzeba scrollować całego dokumentu, by znaleźć miejsca do uzupełnienia, a cała treść umowy odnosi się do danych zawartych w tabelkach na początku. Tak przygotowana umowa jest również znacznie łatwiejsza do przeglądnięcia przez osobę weryfikującą, dzięki czemu procesowanie dokumentu od przygotowywania do akceptacji i przekazania klientowi przebiega znacznie szybciej.
Potrzebujesz wsparcia i chcesz usprawnić tworzenie i procesowanie dokumentów w swojej firmie? To nasza specjalność! Napisz lub zadzwoń do nas, a opowiemy Ci, jak dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów może wpłynąć na zyski generowane przez Twój biznes.
Zachęcamy do sprawdzenia całej zawartości bloga i poszukania inspiracji.
Jeżeli jednak chcesz skrócić czas swoich poszukiwań, odezwij się bezpośrednio do nas. Przedstawimy Ci wszystkie opcje, określimy wymagany budżet i zaplanujemy dalsze kroki.
