Dlaczego potrzebujesz elektronicznego archiwum?

    Mniejsze koszty archiwizacji

    Przechowywanie dokumentów elektronicznie jest 50% - 70% tańsze niż fizyczne (źródło: Gartner). Papierowe archiwum to koszty przestrzeni, zarządzania dokumentami i dostępem do nich.

    Hatiroo® instalowane będzie na Waszych serwerach i wykorzysta Waszą chmurę Office 365. Dzięki temu przechowacie elektroniczną kopię każdego dokumentu.

    Wysoka dostępność

    Hatiroo® umożliwia dostęp do dokumentów w dowolnym czasie, z dowolnego urządzenia i pozwala na łatwe wyszukiwanie dokumentów.

    Hatiroo® zmniejsza również ryzyko zagubienia dokumentów. Według badania PwC poszukiwanie zagubionych dokumentów kosztuje 120€ za każdy dokument, a i tak średnio aż 7,5% z nich ginie bezpowrotnie.

    Bezpieczeństwo firmowych dokumentów

    Wszystkie firmowe dokumenty przechowywane w elektronicznym archiwum Hatiroo® są w pełni bezpieczne.

    Wasz Office 365

    Hatiroo® połączone jest z Waszym Office 365, gdzie przechowywane są wszystkie pliki.

    Wasze serwery lub chmura

    Hatiroo® może być hostowane na Waszych serwerach lub chmurze Azure®.

    Wasz Active Directory

    Hatiroo® automatycznie monitoruje status, pobiera podpisane dokumenty wraz z certyfikatem i zapisuje ich kopię w Waszym Office 365.

    Intuicyjna i praktyczna organizacja dokumentów w archiwum

    Wygodne wyszukiwanie

    Dokumenty można przeszukiwać tekstowo, według kontrahentów, pracowników, po statusie lub innych parametrach zdefiniowanych przez administratora.

    Wszystkie rodzaje dokumentów

    Dokumenty zorganizowane są względem rodzajów. Ponadto w Hatiroo® można przechowywać wszystkie rodzaje dokumentów niezależnie od tego, czy w ogóle zostały podpisane i w jaki sposób.

    Raporty i Excel

    Hatiroo® umożliwia tworzenie raportów finansowych lub efektywności pracy. Każda lista dokumentów lub raport może być wyeksportowany do Excela.

    Dostęp jak do poczty e-mail

    Dostęp do Waszych dokumentów mają tylko zatrudnieni pracownicy, którzy logują się do Hatiroo® tak samo jak do firmowej poczty e‑mail. Kontami zaś steruje Wasze IT.

    Różne sposoby archiwizowania dokumentów

    Bez systemu

    • Dokumenty przechowywane na skrzynkach e‑mail, czasem na dyskach sieciowych lub DropBox.
    • Organizacja dokumentów jest ograniczona do folderów i nazw plików.
    • Papierowe kopie przechowywane są w segregatorach w firmowym archiwum

    Z systemem Hatiroo®

    • Dokumenty przechowywane są na Waszej chmurze Office 365 i Waszych serwerach.
    • Dokumenty zorganizowane są nie tylko
    • w foldery, ale również według innych parametrów, np. kontrahenta, pracownika, daty, itd.
    • Można przechowywać wszystkie rodzaje dokumentów.
    • Nie tracicie dostępu do swoich dokumentów po zakończeniu umowy.

    Z innym systemem

    • Dokumenty przechowywane są
      • w chmurze dostawcy, a eksport danych zwykle jest ograniczony.
    • Dokumenty są zwykle dobrze zorganizowane i można je wyszukiwać.
    • Dokumenty ograniczone są zwykle do tych, które zostały podpisane przez tą platformę.
    • Po zakończeniu współpracy możecie stracić dostęp do swoich dokumentów lub historii.

    Chcesz przetestować Hatiroo®?

    Konsultacja

    Oddzwonimy

    Zostaw swoje dane kontaktowe. Odpiszemy na wiadomość mailową lub oddzwonimy i w krótkiej, 10‑minutowej rozmowie telefonicznej dopytamy o Twoje potrzeby oraz zaplanujemy dalsze działania.