Do czego służy elektroniczny obieg dokumentów?
Współpraca wielu osób
Praca na dokumentach wymaga współpracy wielu osób i pracy nad wieloma wersjami pliku. Bez kontroli zadań i odpowiednich narzędzi, powstaje chaos, a proces utyka na etapie opiniowania i akceptacji.
Opóźnienia w procesowaniu umów mogą kosztować firmę nawet do 9% całkowitej wartości kontraktu (źródło: IACCM).
Automatyzacja zadań
Hatiroo® udostępnia narzędzia do pracy zespołowej (Office 365), automatyzuje powtarzalne zadania (np. przypomnienia) oraz kontroluje proces i podpowiada kolejne kroki do wykonania.
Najczęściej samo wdrożenie systemu klasy EOD zwiększa wydajność pracy aż o 41% (źródło: AIIM).
Kontroluj proces obiegu dokumentów
Macierz
akceptacji
Administrator może określić dowolnie dużą listę i kolejność osób uczestniczących w procesach przygotowania dokumentów, opiniowania, akceptacji i negocjacji.
Określenie typowych zadań
Administrator może określić dowolnie dużą listę i kolejność osób uczestniczących w procesach przygotowania dokumentów, opiniowania, akceptacji i negocjacji.
Opis i wzory dokumentów
Administrator może określić pola formularza, który opisuje każdy rodzaj dokumentu. Tam, gdzie to jest potrzebne (np. umowy handlowe), administrator określa wzory dokumentów dostępne dla inicjatora.
Jak elektroniczny obieg dokumentów usprawnia pracę?
Każdy wie, co ma robić
Inicjator wie do kogo wysłać dokument i w jakiej kolejności. Hatiroo® prowadzi użytkownika przez cały proces.
Automatyzacja typowych zadań
Każda osoba otrzymuje zadanie do wykonania, a Hatiroo® automatycznie przypomina o terminach ich realizacji.
Najbardziej aktualna wersja
Każda osoba pracuje na najbardziej aktualnej wersji dokumentu, a Hatiroo® zachowuje wszystkie wersje robocze oraz, gdy to potrzebne, włącza tryb śledzenia zmian.
Praca równoczesna
Każda osoba może pracować w dogodnym dla siebie czasie. W Hatiroo® nie ma potrzeby instalacji dodatkowego oprogramowania, wystarczy przeglądarka internetowa.
Różne sposoby zarządzania dokumentami
Bez systemu
- Uczestnicy procesu zwykle przesyłają załączniki e‑mailem.
- Inicjator musi scalać zmiany. Łatwo o pomyłki i pracę na wersji nie zawierającej wszystkich zmian.
- Inicjator musi iteracyjnie rozsyłać dokument do akceptacji i podpisu poszczególnych osób.
- Inicjator samodzielnie musi koordynować proces.
Z systemem Hatiroo®
- Uczestnicy procesu mogą pracować równocześnie, a Hatiroo® wysyła linki do odpowiednich dokumentów.
- Każdy uczestnik pracuje na najbardziej aktualnej wersji dokumentu.
- Administrator określa dowolnie dużą macierz akceptacji, a Hatiroo® rozsyła powiadomienia w odpowiedniej kolejności i czasie automatycznie.
- Procesy są zautomatyzowane, i kontrolowane przez Hatiroo®.
Z innym systemem
- Uczestnicy procesu pobierają i wgrywają dokumenty do systemu.
- Trzeba blokować dostęp do dokumentów, aby zmiany różnych osób się nie nadpisywały.
- Zwykle inicjator może określić
- 1‑2 stopniowe akceptacje.
- Procesy są częściowo zautomatyzowane.
Chcesz przetestować Hatiroo®?
Oddzwonimy
Zostaw swoje dane kontaktowe. Odpiszemy na wiadomość mailową lub oddzwonimy i w krótkiej, 10‑minutowej rozmowie telefonicznej dopytamy o Twoje potrzeby oraz zaplanujemy dalsze działania.
