Zbieranie podpisów
m.in. w umowach, uchwałach i pełnomocnictwach
Zadania dla inicjatora (właściciela dokumentu):
- przygotuj dokumenty do podpisu (przełącz na wersję ostateczną, bez śledzenia zmian i komentarzy) oraz przekonwertuj je do PDF,
- upewnij się, że stosujesz odpowiednie rodzaje podpisów elektronicznych – w formie pisemnej można stosować tylko podpis kwalifikowany lub odręczny (przeczytaj więcej: Podpis elektroniczny a forma pisemna)
- jeżeli masz taką możliwość, określ miejsca, w których trzeba złożyć podpis lub nanieść parafkę.
Zadania dla osoby składającej podpis:
- złóż podpis na wskazanym miejscu,
- jeżeli podpisujesz się na papierze, dodaj parafkę na każdej kartce (wystarczy na jednej stronie każdej kartki).
Zalecany sposób pracy:
- skorzystaj z platformy do podpisów elektronicznych (Autenti® lub DocuSign®), która zautomatyzuje zadania (przełączy na finalną wersję bez trybu śledzenia zmian, przekonwertuje do PDF, wskaże miejsca na podpisy, określi kto i w jakiej kolejności ma złożyć podpis i zapewni wybór poprawnych rodzajów podpisów elektronicznych),
- pamiętaj, że stosując podpis elektroniczny, nie można podpisać dokumentu z datą wsteczną – takie działanie jest nielegalne i podlega pod kodeks karny,
- jeżeli musisz użyć formy pisemnej, stosuj podpis odręczny lub podpis kwalifikowany (platformy do podpisów elektronicznych również umożliwiają korzystanie z podpisów kwalifikowanych),
- jeżeli nie musisz używać formy pisemnej i wystarczy forma dokumentowa – wybierz podpis niekwalifikowany i wykorzystaj platformę do podpisów elektronicznych.
System obiegu dokumentów - co wybrać?
Kliknij, by sprawdzić, jakie cechy powinien mieć dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów w zakresie zbierania podpisów.
