Z każdej strony widzisz nagłówki krzyczące o tym, że wdrożenie podpisu elektronicznego od firmy może usprawnić jej funkcjonowanie?
Elektroniczne podpisywanie dokumentów jest dziś na ustach wszystkich. Nic w tym dziwnego, skoro wiele biznesów przeniosło się na model zdalny. To, że podpis elektroniczny się opłaca już wiesz, ale jakie właściwie problemy może pomóc Ci rozwiązać? W jaki sposób życie Twojej firmy, a więc i Twoje, może ulec poprawie?
Dziś przybliżymy 5 problemów, które e-podpis, a właściwie platforma do podpisów elektronicznych DocuSign®, może pomóc rozwiązać.
Czas to pieniądz – to hasło to banał, który ma jednak w sobie wiele prawdy. Wie o tym każdy, kto prowadzi biznes i doświadczył trudności ze sfinalizowaniem umowy, która miała przynieść znaczne zyski firmie – szczególnie w momencie, gdy ta bardzo potrzebowała zastrzyku gotówki.
A kiedy najczęściej wydłuża się proces finalizacji? Często nie dzieje się to na etapie negocjacji i dopinania warunków, a właśnie w momencie przygotowywania i podpisywania dokumentów. Dzięki DocuSign® szybko i sprawnie podpiszecie dokument w ramach własnej struktury i przekażecie go kontrahentowi. Jeśli dodatkowo do dyspozycji będziecie mieli system do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo™, sprawnie przebiegnie cały proces – od przygotowania dokumentu, przez opiniowanie i negocjacje, aż po finalizację umowy.
Dokument jest już gotowy, wystarczą tylko podpisy od członków zarządu i umowa może ruszać do kontrahenta. W zebraniu podpisów na papierowym dokumencie nie byłoby nic trudnego, gdybyśmy żyli w 2010 r., kiedy w większości firm osoby uprawnione do podpisu znajdowały się w tym samym czasie w jednym budynku. Mamy jednak 2021 r., wiele osób pracuje zdalnie, z własnego domu lub każdego innego miejsca na świecie, a (często dalekie) podróże służbowe wpisane są w funkcjonowanie niejednej firmy.
DocuSign® pozwala na podpisanie elektronicznie wysłanego dokumentu z dowolnego miejsca na ziemi z dostępem do internetu. I to w kilka minut!
Kolejnym problemem towarzyszącym tradycyjnemu podpisywaniu dokumentów jest przedłużające się podpisywanie umowy przez kontrahenta. W przypadku podpisywania umów przez DocuSign®, kontrahent może mieć dokument na swoim mailu jeszcze tego samego dnia lub dzień później. Partner jest świeżo po spotkaniu, dokładnie pamięta, czego dotyczyła rozmowa, więc jest duże prawdopodobieństwo, że sprawnie podpisze umowę, która szybko wróci do Was.
W tradycyjnym procesie z pewnością minie kilka dni, zanim do kontrahenta dotrze komplet dokumentów. W końcu potrzebny jest czas na zebranie podpisów oraz wysłanie dokumentów np. za pośrednictwem kuriera. Może się również zdarzyć, że u odbiorcy plik kartek utknie w kancelarii lub na biurku uprawnionej do podpisu osoby. Każda taka komplikacja generuje opóźnienia, których z całych sił chcielibyśmy uniknąć.
Coraz bardziej dbamy o ekologię i coraz częściej szukamy alternatywnych rozwiązań, które są przyjazne dla środowiska. Zadrukowywanie dziesiątek kartek papieru tylko po to, by złożyć na nich podpis nie ma nic wspólnego z ekologią. Podpisy elektroniczne za pośrednictwem platformy DocuSign® pozwolą w dużym stopniu zredukować ilość papieru, jaki zużywany jest w Twojej firmie. O tym, jak elektroniczne procesowanie i podpisywanie dokumentów może wpłynąć na środowisko przeczytasz w artykule Elektroniczny obieg dokumentów a ekologia.
Z papierowymi dokumentami kłopot jest taki, że… gdzieś trzeba je przechowywać. Przepełnione biura i archiwa pełne segregatorów nie tylko zajmują cenne miejsce, ale również sprawiają trudności w odszukaniu dokumentu, gdy ten okazuje się potrzebny. Dokumenty zatwierdzone przy pomocy e-podpisu można przechowywać elektronicznie i mieć do nich dostęp w każdej chwili przy pomocy kilku kliknięć. Wygodne archiwizowanie i przechowywanie dokumentów umożliwia m.in. system do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo™, który może być w pełni zsynchronizowany z platformą DocuSign®.
Zachęcamy do sprawdzenia całej zawartości bloga i poszukania inspiracji.
Jeżeli jednak chcesz skrócić czas swoich poszukiwań, odezwij się bezpośrednio do nas. Przedstawimy Ci wszystkie opcje, określimy wymagany budżet i zaplanujemy dalsze kroki.
