Elektroniczny obieg dokumentów – dlaczego jest skuteczniejszy niż tradycyjny?
Tradycyjny obieg dokumentów funkcjonuje w firmach od lat i mogłoby się wydawać, że skoro coś działa, to po co to zmieniać. Nie można jednak zapominać o tym, że tradycyjny obieg dokumentów pochłania setki godzin pracy, które mogłyby być przeznaczone na coś znacznie pożyteczniejszego i mającego realny wpływ na zyski firmy.
Dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów pozwala zminimalizować czas przeznaczony na procesowanie dokumentów wewnątrz firmy.
Jak wygląda tradycyjny obieg dokumentów?
W firmach, które nie korzystają z systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, umowy oraz dokumenty wewnątrzfirmowe przesyłane są drogą mailową. Pierwszym krokiem jest tworzenie treści umowy, nad którą często pracuje kilka osób z różnych działów. Kolejne wersje dokumentu są tworzone na dyskach komputerów poszczególnych osób, a następnie załączane i przesyłane mailowo, np. do pracowników działu prawnego, którzy dopisują brakujące fragmenty.
Tak przygotowana umowa często wraca do osoby koordynującej projekt, która staje przed zadaniem stworzenia finalnej treści dokumentu z wielu wersji roboczych. To zadanie jest tym trudniejsze, im więcej osób pracowało nad treścią umowy. Przesyłanie wersji roboczych mailem zawsze generuje chaos i sprawia, że stworzenie dokumentu zajmuje więcej czasu, niż powinno. Warto wiedzieć również o tym, że umowy zawierane przed firmy mają często po kilkadziesiąt stron. Scalenie takiego dokumentu z kilku czy nawet kilkunastu jest bardzo czasochłonne, a przecież te cenne godziny mogłyby być wykorzystane na wykonywanie innych czynności, które mogłyby przynieść realne zyski dla firmy.
W jaki sposób elektroniczny obieg dokumentów może usprawnić działania firmy?
Dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów sprawi, że problem z bałaganem w wersjach roboczych przestanie istnieć. System krok po kroku będzie prowadził wszystkie osoby uczestniczące w procesie powstawania dokumentu przez kolejne kroki, dzięki czemu każda z nich będzie wiedziała, kiedy powinna wykonać działania. System Hatiroo® wyposażony jest w skuteczny schemat powiadomień, który przypomina o wykonaniu zadania oraz wskazuje kolejną osobę, do której należy przekazać dokument.
System Hatiroo® zintegrowany z Microsoft 365® to również możliwość rezygnacji z pracy na plikach znajdujących się bezpośrednio na dysku komputera i każdorazowego załączania ich do korespondencji. Integracja z Microsoft 365® umożliwia pracę wszystkich osób biorących udział w projekcie na jednym pliku, nawet w tym samym czasie. Taki schemat pracy oznacza to koniec problemów ze scalaniem zmian i odszukiwaniem odpowiednich wersji dokumentów.
Dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów pozwoli usprawnić pracę, przyspieszyć procesy, skrócić czas przygotowywania, a co za tym idzie również podpisywania umów mających realny wpływ na zyski firmy.
10-minutowa rozmowa
Zachęcamy do sprawdzenia całej zawartości bloga i poszukania inspiracji.
Jeżeli jednak chcesz skrócić czas swoich poszukiwań, odezwij się bezpośrednio do nas. Przedstawimy Ci wszystkie opcje, określimy wymagany budżet i zaplanujemy dalsze kroki.
Ta strona korzysta z ciasteczek, dzięki czemu możemy zapewnić Ci najlepszą możliwą obsługę. Informacje o ciasteczkach są przechowywane w przeglądarce i pełnią funkcje, takie jak rozpoznawanie użytkownika po powrocie na naszą stronę internetową i pomaganie naszemu zespołowi w zrozumieniu, które sekcje witryny są najbardziej interesujące i przydatne.
Niezbędne ciasteczka
Niezbędne ciasteczka powinny być włączone przez cały czas, byśmy mogli zapisać twoje preferencje dotyczące ustawień ciasteczek.
Jeśli wyłączysz te ciasteczka, nie będziemy w stanie zapisać twoich preferencji dotyczących cookies!
Cookies
Ta strona używa Google Analytics, by zbierać anonimowe dane, takie jak liczbę użytkowników lub najpopularniejsze strony.
Proszę, włącz niezbędne ciasteczka, by zapisać swoje preferencje dot. ciasteczek.
Polityka Cookies
Więcej informacji o naszych ciasteczkach znajdziesz tutaj.