Każdy, kto choć raz w życiu:
wie, ile czasu, nerwów i ominiętych przerw obiadowych kosztuje tradycyjny obieg dokumentów, w którym wykorzystywana jest poczta elektroniczna, papier i długopis.
Dobra wiadomość jest taka, że można inaczej! Można przeprowadzać proces tworzenia, opiniowania i zatwierdzania dokumentów szybko, sprawnie, w 100% elektronicznie i za pomocą dowolnego urządzenia – komputera, tabletu czy smartfona. Rozwiązaniem jest wdrożenie do przedsiębiorstwa systemu do elektronicznego obiegu dokumentów. Zakładamy, że skoro czytasz te słowa, być może rozważasz wprowadzenie takiego rozwiązania do swojej firmy. Czy inwestycja będzie opłacalna? W jaki sposób wdrożenie systemu wpłynie na funkcjonowanie przedsiębiorstwa? Poświęć 5 minut na przeczytanie artykułu do końca – mamy nadzieję, że pomoże on odpowiedzieć na te pytania.
Startujemy! Co warto wiedzieć o narzędziach do obiegu dokumentów?
Nie powiemy Ci, że każde przedsiębiorstwo powinno zainwestować w specjalistyczne narzędzie do obiegu dokumentów. Jeśli w Twojej firmie procesowanych jest 5-10 umów lub innych dokumentów w skali roku, możecie spokojnie zostać przy tradycyjnej formie, czyli korespondencji mailowej, drukowaniu, skanowaniu i podpisywaniu ręcznym. Jeżeli jednak liczba dokumentów, które musicie przygotować, zaopiniować, zaakceptować i podpisać jest większa, wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów przyniesie firmie wiele korzyści.
Wykorzystywanie dobrego systemu obiegu dokumentów jest opłacalne już przy 20 umowach na rok – za elektroniczne przeprocesowanie 20 dokumentów firma zapłaci dwa razy mniej, niż zapłaciłaby, wykorzystując wersje papierowe. W przypadku 100 dokumentów rocznie koszty będą 8x mniejsze. A w przypadku 10 000? Wtedy przedsiębiorstwo zaoszczędzi tyle, że możecie spokojnie zmieniać biurowiec na większy i bardziej luksusowy. Warto dodać, że niezależnie od liczby dokumentów, na których będziecie pracować, koszt oprogramowania jest stały.
Zastanawiasz się, jak to możliwe? W końcu ile może kosztować kartka papieru, tusz i prąd? Oczywiście niewiele, pomyśl jednak również o kosztach:
Trochę się tego uzbierało, prawda? No właśnie, a w końcu grosz do grosza, a będzie… wiadomo.
W przypadku tradycyjnego sposobu przygotowywania i zatwierdzania dokumentów bardzo dużo czasu i energii zajmuje ostatni etap – czyli zebranie podpisów od wszystkich wymaganych osób (np. od każdego członka zarządu). Oczywiście również sama koordynacja oraz proces tworzenia umowy przy pomocy plików tekstowych i skrzynki mailowej są niezwykle czasochłonne. Czynności te nie są jednak tak stresogenne, jak łapanie prezesa w ostatniej chwili na lotnisku, kiedy jego podpis jest pilnie potrzebny na ważnej umowie.
Rozwiązaniem jest elektroniczny system obiegu dokumentów zintegrowany z platformą do podpisu elektronicznego, np. DocuSign. Po wdrożeniu takiego rozwiązania do firmy, prezes będzie mógł podpisać umowę za pomocą własnego smartfona, jednym kliknięciem, w każdym momencie i miejscu, czy to na lotnisku, czy tuż po wylądowaniu na Zanzibarze. Warto zaznaczyć, że tego rodzaju platformy umożliwiają wykorzystywanie nie tylko zwykłego podpisu elektronicznego, ale również podpisu kwalifikowanego.
W średnich i dużych przedsiębiorstwach nad umowami pracuje zwykle kilka lub nawet kilkanaście osób. Dokument musi być stworzony, zaopiniowany, poprawiony oraz zaakceptowany i podpisany przez zarząd lub osoby uprawnione. W procesie bierze udział kilka działów – zaczynając od sprzedażowego, a kończąc na prawnym. Jeśli w firmie pracuje kilkaset osób, osoby koordynujące obieg umowy często mają problem, na czyj adres mailowy kolejno powinny skierować plik z dokumentem.
Wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów znacznie ułatwia ten proces. W ramach platformy można tworzyć struktury i grupy pracowników poszczególnych działów, które powinny brać udział w danym projekcie. Umowa trafia zawsze do odpowiedniej osoby, a ta osoba doskonale wie, jakie jest jej zadanie i co powinna zrobić z dokumentem.
Jeśli w Twojej firmie wdrożony zostanie system, który jest zintegrowany np. z Office 365, wszystkie osoby uczestniczące w projekcie będą mogły pracować na tym samym dokumencie. Unikniecie dzięki temu konieczności tworzenia nastu wersji umowy, z których trudno skleić później finalną wersję. Będziecie mogli pracować bez konieczności przesyłania plików e-mailem i zapisywania ich na swoim komputerze. Wystarczy otworzyć plik z serwera i rozpocząć pracę.
Czy wiesz, czym różni się model SaaS od On-Premise? SaaS (Software as a Service) to rozwiązanie, w którym oprogramowanie instalowane i przechowywane jest na infrastrukturze dostawcy usług, a użytkownicy mają dostęp do niego wyłącznie przez Internet. Model On-Premise zakłada, że oprogramowanie instalowane jest bezpośrednio na serwerach klienta. Na rynku istnieją dwa rodzaje systemów do elektronicznego obiegu dokumentów – jedne oparte są właśnie na modelu SaaS, drugie na On-Premise.
Który model jest korzystniejszy? Rozwiązaniem umożliwiającym zachowanie pełnego bezpieczeństwa danych oraz maksymalnej wygody użytkowania jest wdrożenie systemu obiegu dokumentów opartego na modelu On-Premise i zintegrowanego z wewnętrzną strukturą organizacyjną Active Directory. Taka kombinacja to nie tylko bezpieczeństwo, ale również brak konieczności zakładania nowych kont dla użytkowników, a w końcu im mniej loginów i haseł, tym lepiej. Istnieją systemy zintegrowane ze strukturą organizacyjną firmy, które dodatkowo umożliwiają w pełni bezpieczne przechowywanie dokumentów w usłudze Office 365. Dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów w pełni zintegrowany z odpowiednio dobranymi narzędziami zwiększa wydajność, poprawia komfort oraz zapewnia maksymalne bezpieczeństwo pracy.
Ilość dokumentów, jaka miesięcznie przepływa przez przedsiębiorstwa, szczególnie te średnie i duże, jest ogromna. Trudno zapanować nad papierem gromadzonym na tak dużą skalę. Co z nim robić? Przechowywać w firmie? Powierzyć opiekę nad dokumentami zewnętrznemu magazynowi? Przedsiębiorstwa, które posługują się systemem do obiegu dokumentów, nie muszą zmagać się z takimi problemami. Większość umów, faktur i innych dokumentów może być przechowywana wyłącznie w repozytorium elektronicznym. Dzięki takiemu rozwiązaniu można w każdym momencie łatwo, szybko i bez konieczności przerzucania setek kartek papieru odnaleźć potrzebny dokument w archiwum. Umowy czy faktury nie gubią się, a pracownicy nie przeszukują nerwowo swoich biurek w poszukiwaniu umowy sprzed kilku miesięcy, której w natłoku obowiązków nie wpięli do odpowiedniego segregatora.
Właściwie dobrana i dostosowana do potrzeb przedsiębiorstwa platforma do obiegu dokumentów pozwoli nie tylko na łatwe, szybkie i bezproblemowe przeprowadzanie procesu ich tworzenia i opiniowania, ale również umożliwi podpisywanie umów za pomocą jednego kliknięcia. Pozwoli też na bezpieczne przechowywanie poufnych danych oraz da całemu zespołowi możliwość pracy na jednym dokumencie. Czy wdrożenie tego rodzaju platformy będzie opłacalne dla Twojej firmy?
Mamy nadzieję, że potrafisz już odpowiedzieć na to pytanie. Jeżeli możemy Ci jeszcze w czymś pomóc, napisz do nas lub zadzwoń.
Zachęcamy do sprawdzenia całej zawartości bloga i poszukania inspiracji.
Jeżeli jednak chcesz skrócić czas swoich poszukiwań, odezwij się bezpośrednio do nas. Przedstawimy Ci wszystkie opcje, określimy wymagany budżet i zaplanujemy dalsze kroki.
