Skip to content

Podpis elektroniczny a umowa o pracę

Pandemia COVID-19 zmusiła wiele firm do przejścia na pracę zdalną. Niektóre z nich za jakiś czas z pewnością wrócą do dotychczasowego, stacjonarnego trybu pracy. Będą też takie, które dostrzegły tak wiele zalet pracy zdalnej, że nie będą z niej rezygnować.

Jeżeli firma funkcjonuje w większości w trybie zdalnym, wiele spraw musi załatwiać online – również podpisywać dokumenty. W przypadku wewnętrznych dokumentów firmowych czy większości umów z kontrahentami (B2B) sprawa jest jasna – można zawierać je w formie dokumentowej z podpisem elektronicznym niekwalifikowanym.

Oferty przetargowe, pisma urzędowe (oraz niektóre umowy, o czym przygotujemy odrębny artykuł) muszą być jednak zatwierdzone elektronicznym podpisem kwalifikowanym.

A jak wygląda kwestia podpisywania umów o pracę?

Umowa o pracę, a forma pisemna

Zgodnie z art. 29 § 2 kodeksu pracy, umowa o pracę powinna zostać zawarta na piśmie. Oznacza to, że umowa powinna zostać podpisana odręcznie przez Pracodawcę i Pracownika – ewentualnie przy pomocy elektronicznego podpisu kwalifikowanego, którego użycie jest równoznaczne ze złożeniem podpisu na piśmie.

Forma pisemna umowy o pracę została zastrzeżona jedynie dla celów dowodowych, co oznacza, że umowa o pracę może zostać zawarta (lub zmieniona) w formie elektronicznej (dokumentowej) z elektronicznym podpisem niekwalifikowanym. Taka umowa będzie ważna i skuteczna. Niezbędne będzie jednak jej potwierdzenie przez Pracodawcę, co może nastąpić również w formie elektronicznej (podpisem kwalifikowanym).

radca prawny Jakub Mielcarek

Umowa o pracę a DocuSign®

DocuSign® wspiera wszystkie rodzaje podpisów elektronicznych tj. elektroniczny podpis kwalifikowany oraz elektroniczny podpis niekwalifikowany (w formie prostej oraz zaawansowanej). Umożliwia zatem skuteczne zawarcie umowy o pracę także w formie elektronicznej.

Dlatego, jeżeli chcemy zawrzeć lub zmienić z Pracownikiem umowę o pracę, możemy skorzystać z podpisu elektronicznego DocuSign®. Wówczas Pracodawca powinien podpisać się na dokumencie elektronicznym podpisem kwalifikowanym, zaś Pracownik ze swojej strony może podpisać się niekwalifikowanym podpisem elektronicznym.

 radca prawny Jakub Mielcarek

W takiej sytuacji na jednym dokumencie będziemy mieć dwa różne rodzaje podpisów – podpis kwalifikowany Pracodawcy oraz podpis niekwalifikowany Pracownika.
W systemie DocuSign® można ponadto wybrać, kto, jakim podpisem ma się podpisać. DocuSign® wspiera wszystkie rodzaje podpisów elektronicznych w tym podpisów kwalifikowanych dopuszczalnych przez Narodowe Centrum Certyfikacji.

Podpis niekwalifikowany (zaawansowany) pracownika i kwalifikowany pracodawcy w DocuSign®

Jak założyć podpis kwalifikowany?

W Polsce mamy obecnie 5 certyfikowanych firm

  • Asseco Data Systems S.A.,
  • Enigma SOI,
  • EuroCert Sp. z o.o.,
  • Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A.,
  • Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A,

które mogą odpłatnie wydawać podpisy kwalifikowane. Jeżeli więc w ramach DocuSign® chcesz korzystać z podpisu kwalifikowanego, najpierw musisz wyrobić go przy pomocy jednego z powyższych podmiotów.

Dobrze dobrana platforma do podpisu elektronicznego umożliwi złożenie podpisu dla właściwie każdego dokumentu niezbędnego do funkcjonowania Twojej firmy. Jeśli zintegrujesz dodatkowo platformę podpisu elektronicznego z systemem do elektronicznego dokumentów, takim jak Hatiroo™, zyskasz możliwość nie tylko sprawnego podpisywania dokumentów, ale również szybkiego, efektywnego i prostego procesowania, sprawdzania i finalizowania umów.

Umów się na darmową prezentację naszego systemu

Pokażemy Ci, jak wygenerujesz oszczędności oraz podniesiesz wydajność i komfort codziennej pracy, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów.