Skip to content

Podpis elektroniczny DocuSign® – co to jest i do czego służy?

DocuSign® to platforma do zbierania podpisów na dokumentach. To narzędzie, które umożliwia złożenie podpisu elektronicznego z dowolnego miejsca, o dowolnej porze, z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu.

Co jeszcze warto o nim wiedzieć?

Kilka słów o DocuSign®

DocuSign® to oprogramowanie chmurowe. Oznacza to, że pliki, które raz zostaną wgrane na platformę, zostają na niej i są zawsze dostępne dla każdej osoby, która podpisała dokumenty. To bardzo istotne, jeśli zależy Ci na tym, by mieć nieograniczony dostęp do podpisywanych wcześniej dokumentów. Dzięki DocuSign® będąc w dowolnym miejscu na świecie, w kilka chwil będziesz mógł wrócić do umowy podpisywanej rok wcześniej.

Platforma DocuSign® to światowy standard. Dostępna jest w 189 krajach i 48 językach, a korzysta z niej już 40 milionów użytkowników. Liczby mówią same za siebie – DocuSign® to godne zaufania i bezpieczne narzędzie, doceniane przez firmy na całym świecie. To jedyny dostawca podpisu elektronicznego, który posiada certyfikaty: ISO 27001; SSAE16, PCI DSS 2.0, TRUSTe, SafeHarbor, HIPPA.

Podpis elektroniczny w obiegu dokumentów

Do czego możesz wykorzystać DocuSign®?

Trudno wymienić wszystkie zastosowania DocuSign®. Zacznijmy od tego, że platforma umożliwia podpisywanie dokumentów zarówno podpisem elektronicznym, jak i podpisem kwalifikowanym, niezależnie od jego dostawcy (podpis kwalifikowany dostarczają obecnie firmy: Asseco Data Systems S.A., Enigma SOI, EuroCert Sp. z o.o., Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A., Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.).

Platforma ta wykorzystywana jest m.in. w sprzedaży (zarządzanie umowami), finansach (zatwierdzanie wyników audytu, zatwierdzaniu inwestycji), IT (wnioski o zmianę, podpisywanie protokołów odbioru) czy zarządzaniu (wysyłanie zamówień, umowy ramowe).

W przypadku umów o pracę wymagane jest aby pracodawca podpisał się podpisem kwalifikowanym. Kodeks pracy nie wymaga od pracownika podpisania się podpisem kwalifikowanym. Dzięki temu platforma DocuSign® doskonale sprawdzi się w przypadku zawierania umów o pracę lub zmian w umowach. W DocuSign® wskazujemy, aby szef podpisał się swoim podpisem kwalifikowanym, a pracownik złożył „zwykły” podpis elektroniczny. Ponieważ składanie podpisu w platformie DocuSign® jest darmowe dla każdego, pracownik może skorzystać z podpisu niekwalifikowanego DocuSign®, który założy przy pierwszym podpisie.

Istnieje jednak kilka rodzajów dokumentów, w przypadku w których wykorzystanie DocuSign® nie jest możliwe. Należą do nich:

  • Podpisywanie dokumentów przez ePAUP nie jest możliwe w ramach platformy DocuSign.
  • Sprawozdania finansowe – podpisywanie tego rodzaju dokumentów przy pomocy DocuSign® nie jest możliwe, ponieważ platforma nie obsługuje formatu podpisu XadES i nie umożliwia podpisywania sprawozdań finansowych w wersji XML.

Sposoby licencjonowania

DocuSign® daje dwie możliwości licencjonowania. Zanim jednak omówimy je dokładnie, musimy wyjaśnić sobie, co oznacza pojęcie koperta w ramach platformy DocuSign®. Wyobraź sobie tradycyjny list, który wysyłasz za pośrednictwem poczty. Powiedzmy, że chcesz przesłać kontrahentowi umowę do podpisania. Co robisz? Przygotowujesz umowę i załączniki, wkładasz do koperty i wysyłasz kurierem. W ramach DocuSign® przygotowujesz taką samą kopertę z zawartością, tyle że wirtualną. A jaka jest różnica między platformą a tradycyjną wysyłką? W DocuSign® jedna koperta może być wysłana do wielu osób jednocześnie. W przypadku tradycyjnej poczty, jeśli osoby, których podpisy mają się znaleźć na dokumencie, mieszkają w różnych miejscach, za przesyłkę trzeba będzie zapłacić kilkukrotnie.

Wracając do sposobów licencjonowania – DocuSign® daje dwie możliwości:

  • Licencja na użytkownika – ten rodzaj licencji zakłada opłatę za konto użytkownika, w ramach którego może on wykorzystać do 100 kopert. To dobry wybór, jeśli z platformy będzie korzystać niewiele osób. Co ważne, w DocuSign® opłaty dotyczą tylko osób, które wysyłają dokument do podpisania. Odbiorcy, którzy tylko podpisują dokument, nie płacą za dostęp do platformy. Licencję możesz zakupić bezpośrednio od DocuSign®, dla max. 3 użytkowników. Chcesz wykupić licencję dla większej liczby użytkowników? Skontaktuj się z partnerem DocuSign®.
  • Licencja na liczbę kopert – w tym wypadku liczba użytkowników korzystających z platformy jest dowolna – liczy się liczba kopert, jaka zostanie wykorzystana na rok. Najmniejszy pakiet zakłada wykorzystanie 500 kopert w ciągu 12 miesięcy. Jeśli w trakcie okaże się, że kopert jest za mało, można je dokupić. Jeśli po zakończeniu roku koperty pozostaną niewykorzystane, przepadają – nie ma możliwości skorzystania z nich w kolejnym roku. Uwaga! Jeśli szacunkowo w Twojej firmie rocznie procesuje się 500 dokumentów, liczba kopert w ramach DocuSign®, powinna być dwukrotnie większa. Dlaczego? Wróćmy do porównania z tradycyjną pocztą. Jeśli kontrahent po otrzymaniu umowy znajdzie w niej błędy, będziesz musiał poprawić dokument, jeszcze raz włożyć go do koperty i wysłać. Ten proces w ramach platformy odbywa się analogicznie. Wysyłka korekty umowy = nowa wykorzystana koperta. Pakiety kopert możesz zakupić tylko bezpośrednio od partnera DocuSign®. Minimalne zamówienie to 500 kopert.

    DocuSign® to platforma, która ma setki zastosowań, jednak ma też pewne ograniczenia, o których warto wiedzieć, zanim podejmie się ostateczną decyzję o zakupie licencji. Mamy nadzieję, że nasz krótki przewodnik po DocuSign® pomógł Ci upewnić się, że jest to narzędzie, które warto wdrożyć do Twojej firmy. Masz więcej pytań? Zapraszamy do kontaktu.

Umów się na darmową prezentację naszego systemu

Pokażemy Ci, jak wygenerujesz oszczędności oraz podniesiesz wydajność i komfort codziennej pracy, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów.