Skip to content

Jak zorganizować obieg dokumentów w firmie?

Każda, nawet najmniejsza firma zmaga się z organizacją obiegu dokumentów, zarówno tych krążących w ramach struktury przedsiębiorstwa, jak i przekazywanych poza firmę – do kontrahentów czy partnerów biznesowych.

Tradycyjny, papierowy obieg dokumentów nie jest najwygodniejszym rozwiązaniem – dziesiątki, czy nawet setki teczek i segregatorów zajmują sporo miejsca, papierowe dokumenty mają skłonność do gubienia się, a ich każdorazowe drukowanie, podpisywanie i przesyłanie jest czasochłonne i kosztowne.

Jak zorganizować obieg dokumentów w firmie, by każdy proces przygotowywania umów przebiegał gładko i bez komplikacji?

Obieg dokumentów firmowych

Znaczenie sprawnego obiegu dokumentów w firmie

Co to jest obieg dokumentów? Tak naprawdę to bardzo szerokie pojęcie. Na tradycyjny obieg dokumentów składają się:

  • wszystkie wysłane i odebrane maile związane z procesem tworzenia,
  • opiniowania i podpisywania umów,
  • przechowywane na dysku pliki z dokumentami,
  • wydruki i przesyłki pocztowe,
  • cenny czas przeznaczony na koordynację projektu.

Elektroniczny obieg dokumentów to narzędzie, które pozwala zebrać wszystkie powyższe elementów w jednym miejscu.

Sprawnie działający system obiegu dokumentów to jedna z części składowych sukcesu firmy. Porządek w dokumentach, szybkość i efektywność w działaniu oraz sprawna koordynacja procesów to czynniki bezpośrednio wpływające na liczbę podpisanych z sukcesem umów, sfinalizowanych transakcji czy wygranych przetargów.

Co zrobić, by uporządkować przepływ dokumentów w firmie?

pracownicy firmy przy obiegu dokumentów

Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie?

Usprawnienie i udoskonalenie przepływu dokumentów w przedsiębiorstwie powinno przebiec w trzech etapach. Każdy z nich z osobna będzie skuteczny, ale wdrożenie ich w komplecie umożliwi w pełni sprawne i efektywne zarządzanie dokumentami w firmie.

1. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie

Jeśli w Twojej firmie procesuje się 20 lub więcej umów czy innych dokumentów na rok, wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów będzie opłacalne. Za elektroniczne stworzenie, zaopiniowanie i podpisanie jedynie 20 dokumentów na rok firma zapłaci blisko o połowę mniej, niż zapłaciłaby za przeprowadzenie tego procesu w tradycyjny sposób, wykorzystując papier i przesyłkę pocztą czy kurierem.

Dobry program do obiegu dokumentów umożliwia:

  • przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu,
  • pracę z każdego miejsca i z każdego urządzenia, dzięki dostępowi przez przeglądarkę,
  • pełną kontrolę nad tworzeniem i opiniowaniem dokumentów,
  • wygodne grupowanie o organizację dokumentów,
  • wykorzystywanie zdefiniowanych szablonów dokumentów.

System do obiegu dokumentów w firmie pełną efektywność osiągnie jednak dopiero w połączeniu z możliwością pracy zespołowej nad tymi samymi dokumentami (integracja z Office 365®) oraz udostępnieniem wykonania podpisu elektronicznego jednym kliknięciem, z dowolnego miejsca, o dowolnej porze (integracja z DocuSign®).

2. Praca zespołowa w Office 365®

Praca w dużym zespole bywa niełatwa, szczególnie jeśli kilka lub kilkanaście osób pracuje nad finalną wersją jednego dokumentu. Każdy ma coś do dodania, każdy nanosi swoje uwagi i każdy chce coś zmienić. W efekcie powstaje niezliczona liczba wersji dokumentu, które osoba koordynująca projekt musi skleić w całość. Nie trzeba tłumaczyć, ile czasu, energii i wypitych kaw musi na to poświęcić.

A można inaczej. Dzięki elektronicznemu systemowi obiegu dokumentów zintegrowanemu z Office 365 cały zespół może pracować na jednym dokumencie, bez konieczności tworzenia kolejnych jego wersji. Jeśli jest taka konieczność, kilka osób może również pracować na tym dokumencie w jednym momencie – wszystkie wprowadzane zmiany będą wtedy w czasie rzeczywistym widoczne dla pozostałych członków zespołu, którzy aktualnie mają otwarty plik (wygląda to podobnie, jak podczas pracy na Google Docs lub OneDrive).

Cała historia edycji dokumentu jest widoczna, dzięki czemu nie ma problemu z dojściem do tego, kto usunął dany fragment czy dopisał kolejny akapit.

3. Podpis DocuSign® w obiegu dokumentów

Kiedy praca zespołowa przebiegła szybko i sprawnie, dokument został stworzony i zaopiniowany, a jego finalna wersja czeka na akceptację, pozostaje już tylko kwestia podpisów. Można zrobić to tradycyjnie – wydrukować i własnoręcznie zanieść do podpisu osobom upoważnionym lub wysłać umowę kurierem. Można również wysłać do osoby zainteresowanej za pomocą maila link do stworzonego dokumentu, by ta za pomocą jednego kliknięcia mogła podpisać umowę o dowolnej porze, z dowolnego miejsca na świecie. 

Bez dziesiątek maili i kopii dokumentów, bez konieczności drukowania, wysyłania czy krążenia po biurze w poszukiwaniu prezesa – zbieranie podpisów od współpracowników czy partnerów biznesowych dzięki DocuSign® jest szybkie, proste i wygodne dla obu stron. Dowiedz się więcej o podpisie elektronicznym w obiegu dokumentów.

Ważne! Jeśli umowa przeznaczona jest dla kontrahenta czy zewnętrznego partnera biznesowego, ten nie musi mieć wykupionego konta na DocuSign®, by podpisać dokument. Wystarczy, że ma je firma tworząca umowę. Druga strona otrzyma jedynie na maila link do dokumentu, na którym będzie mogła złożyć podpis elektroniczny – szybko, intuicyjnie i bezpiecznie. 

Dlaczego warto wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów?

Elektroniczny system obiegu dokumentów sprawia, że praca po prostu staje się łatwiejsza. A kto nie chce pracować nieco lżej i nieco mniej, by osiągnąć taki sam lub nawet lepszy efekt? Odzyskany czas można przeznaczyć na rozpoczęcie kolejnych korzystnych dla firmy projektów, przygotowanie szczegółowych raportów dla obecnych klientów, uporządkowanie biurka czy miły small talk przy ekspresie do kawy.

Wdrożenie systemu zarządzania obiegiem dokumentów to przede wszystkim zmniejszenie kosztów operacyjnych – rezygnacja z papieru, wysyłania dokumentów w załącznikach, przesyłek pocztowych i innych aspektów związanych z tradycyjnym modelem obiegu dokumentów przynosi przedsiębiorstwu ogromne oszczędności. Zautomatyzowanie tworzenia, opiniowania i zatwierdzania umów to również

  • większa skuteczność, efektywniejsza praca,
  • możliwość monitorowania wszystkich etapów procesu,
  • łatwiejsza komunikacja,
  • mniej nieporozumień wśród pracowników,
  • lepsze relacje z partnerami biznesowymi
  • poprawa bezpieczeństwo poufnych danych.

Równie ważne jak samo elektroniczne procesowanie i finalizowanie dokumentów w firmie jest elektroniczne repozytorium, czyli pełne archiwum umów, złożonych przetargów i innych dokumentów. Koniec z wielogodzinnym przekopywaniem się przez dziesiątki segregatorów w poszukiwaniu umowy, która komuś zapodziała się wśród dokumentów na biurku. Program do elektronicznego obiegu dokumentów umożliwi odnalezienie potrzebnego pliku w kilka chwil.

Organizacja obiegu dokumentów w firmie jest niezwykle ważna – bałagan w papierach nigdy nie przekłada się na sukcesy. Jeśli jesteś zainteresowany zautomatyzowaniem obiegu dokumentów w Twojej firmie, skontaktuj się z nami – chętnie doradzimy rozwiązanie, które sprawi, że procesowanie dokumentów nie będzie już problemem.

Umów się na darmową prezentację naszego systemu

Pokażemy Ci, jak wygenerujesz oszczędności oraz podniesiesz wydajność i komfort codziennej pracy, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów.