Skip to content

6 sygnałów, że czas zacząć procesować dokumenty elektronicznie

Organizacja i procesowanie dokumentów to kwestie, z jakimi zmaga się każda firma, zarówno ta kilkuosobowa, jak i ogromna korporacja zatrudniająca setki osób.

Jeśli czujecie, że nie do końca macie kontrolę nad firmowymi dokumentami warto zastanowić się, dlaczego tak się dzieje i nad czym warto popracować.

Chcąc to ułatwić, zebraliśmy 6 sygnałów, które mogą świadczyć o tym, że być może czas zerwać z tradycją i zacząć procesować dokumenty elektronicznie, czyli sprawniej, szybciej i… taniej!

1. Wielu pracowników firmy zaczęło pracować zdalnie

Już niemal rok żyjemy w pandemicznej rzeczywistości. Realia 2020 r. i troska o własne bezpieczeństwo skłoniła wielu pracowników do zmiany trybu pracy z biurowego na zdalny. W momencie, gdy większość pracowników wykonuje swoje obowiązki z domów, tradycyjne procesowanie dokumentów w formie papierowej jest bardzo utrudnione i generuje coraz więcej kosztów – nie tylko finansowych, ale również czasowych. Na taki stan rzeczy składają się rosnące trudności komunikacyjne (dużo trudniej jest porozumieć się przez komunikatory internetowe niż podejść z prośbą o pomoc do koleżanki w pokoju obok), wydłużające się procesy zbierania podpisów na umowach (kurier lub taksówka musi odwiedzić każdą uprawnioną do podpisu osobę w innej lokalizacji) oraz bałagan w dokumentach. System do elektronicznego procesowania dokumentów rozwiązuje te trudności i doskonale sprawdza się w firmach pracujących przede wszystkim zdalnie. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, w jaki sposób elektroniczne procesowanie dokumentów może usprawnić pracę zdalną, sprawdź nasz artykuł Elektroniczny obieg dokumentów a praca zdalna. 

2. Brakuje jasnych procedur

Po czym poznać, że w firmie brakuje jasnych procedur? Po tym, w jaki sposób przyjmowani są nowi pracownicy i jak szybko zaczynają sprawnie funkcjonować w strukturach firmy. Jeśli nowi pracownicy długo gubią się w procesach, nie wiedzą do kogo mają się zwrócić i kto odpowiada za co w firmie, to znak, że czas coś zmienić i usprawnić firmowe procedury do tego stopnia, że będą jasne nawet dla  świeżo przyjętych członków zespołu.  

3. Zdarza się, że dokumenty gubią się w biurze

Czy zdarzyło się kiedyś, że nerwowo szukaliście jakiejś umowy i okazało się, że leży ona pod stertą papierów na biurku jednego z pracowników?

To znak, że trzeba pomyśleć o tym, jak zadbać o porządek w dokumentach. Najlepszym i najsprawniej działającym sposobem jest praca na dokumentach w wersji elektronicznej i archiwizowanie ich w takiej samej formie. Dzięki temu żaden dokument już nigdy się nie zgubi, a w razie potrzeby wystarczy kilka kliknięć by znaleźć umowę – nawet tę sprzed kilku lat.

Taką możliwość daje Hatiroo – system do elektronicznego obiegu dokumentów zintegrowany z Microsoft 365®. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, przeczytaj artykuł Jak archiwizować firmowe dokumenty? 

Archiwum dokumentów firmowych

4. Zbieranie podpisów na umowach zajmuje zbyt dużo czasu

Tradycyjne zbieranie ręcznych podpisów zajmuje dużo czasu.

Jeśli doskwiera Wam to, że tracicie długie godziny na to, by dostarczyć papierowy dokument do wszystkich upoważnionych osób, a prezes narzeka na konieczność parafowania wielostronicowych umówkoniecznie pomyślcie o wdrożeniu systemu do elektronicznego obiegu dokumentów zintegrowanego z platformą do podpisów elektronicznych.

Dzięki takiemu rozwiązaniu będziecie mogli szybko i sprawnie składać podpisy na elektronicznych wersjach firmowych dokumentów.  

5. Bałagan dokumentach roboczych przeszkadza w stworzeniu spójnej wersji finalne

W firmach, które tworzą, procesują i podpisują dokumenty tradycyjnie często panuje chaos. Każdy, kto kiedykolwiek pracował z kilkoma działami nad treścią jednej umowy wie, ile bałaganu i nieporozumień może wyniknąć w trakcie pracy. Przesyłanie między sobą kolejnych, zaktualizowanych wersji dokumentu prawie zawsze generuje problemy z dojściem do tego, która z nich jest finalna. Bardzo często bywa tak, że na koniec pracy mamy kilka teoretycznie finalnych wersji, które jedna osoba musi później złożyć spójną całość. Nie jest to łatwe! Jeśli zaczniecie procesować dokumenty elektronicznie i wybierzecie system zintegrowany z narzędziem do pracy zespołowej na dokumentach, np. Microsoft 365, każda z zaangażowanych w tworzenie umowy osób będzie mogła pracować na tej samej wersji dokumentu. Zapomnicie o problemach ze scalaniem zmian, a każda edycja będzie automatycznie archiwizowana, dlatego w razie jakichkolwiek problemów będziecie mogli szybko wrócić np. do wersji sprzed trzech dni. 

wiele folderów z dokumentami

6. Firma szuka oszczędności

Elektroniczne procesowanie dokumentów kosztuje mniej, niż tradycyjne! Trudno w to uwierzyć? A czy analizowałeś kiedyś, ile kosztuje: 

  • sam druk i obsługa drukarki,  
  • czas, który trzeba przeznaczyć na podpisanie umów 
  • czas na koordynację procesowania dokumentów, scalanie zmian czy pracę z pocztą elektroniczną, 
  • usługi kurierów i taksówkarzy, którzy wożą dokumenty między uprawnionymi do podpisu osobami.  

Zsumowanie tych kwot daje naprawdę sporą sumę, przy której koszt licencji systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, np. Hatiroo, jest niewielki – szczególnie, jeśli w Twojej firmie miesięczne generuje się minimum 10 dokumentów miesięcznieWięcej o porównaniu kosztów tradycyjnego i elektronicznego procesowania dokumentów przeczytasz w artykule Podpis elektroniczny po prostu się opłaca! 

Korzystanie z systemu do elektronicznego obiegu dokumentów Hatiroo to koszt, który rozpoczyna się od 269 EUR / miesięcznieTo całkiem niewiele, prawda? A im więcej umów, tym zmniejszenie kosztów względem tradycyjnego, papierowego procesowania dokumentów staje się coraz bardziej zauważalne 

Umów się na darmową prezentację naszego systemu

Pokażemy Ci, jak wygenerujesz oszczędności oraz podniesiesz wydajność i komfort codziennej pracy, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów.

    Archiwum