Skip to content

Podpis elektroniczny – jak to działa? Krótki poradnik w pigułce

Podpis elektroniczny to już codzienność. Różnych jego odmian używamy do podpisywania umów, czy załatwiania spraw urzędowych bez konieczności stania w kolejce do okienka. Wiele osób ma też do czynienia z podpisem elektronicznym w pracy – coraz więcej firm decyduje się na zamianę tradycyjnego, odręcznego podpisu na jego elektroniczną wersję.

Jeśli sam zastanawiasz się nad wprowadzeniem podpisu elektronicznego do swojej firmy, ale jesteś nieco zagubiony w gąszczu informacji, dziś mamy dla Ciebie krótki poradnik. Znajdziesz tu wszystkie najpotrzebniejsze do podjęcia decyzji informacje i odpowiedzi na najważniejsze pytania. Zapraszamy! 

Co to jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny to najprościej mówiąc potwierdzenie tożsamości oparte o certyfikaty o różnych poziomach bezpieczeństwa. Certyfikowany podpis można porównać do podpisu składanego odręcznie przy jednoczesnym okazaniu dowodu osobistego.

Jak wygląda podpis elektroniczny?

Niektóre systemy umożliwiające składanie podpisów elektronicznych, mimo że są w pełni certyfikowane i bezpieczne, nie pozwalają fizycznie zaznaczyć na dokumencie, że został on podpisany. Dla większości użytkowników, którzy skanują dokument wzrokiem, ten wizualny aspekt jest bardzo ważny, dlatego często wprowadza się dodatkową reprezentację graficzną, np.

  • osobną, widoczną dla użytkownika stronę z certyfikatem,
  • możliwość wklejenia graficznego podpisu w dowolnym miejscu dokumentu,
  • możliwość określenia miejsc złożenia konkretnych podpisów jeszcze przed wysłaniem go do adresata (ta najbardziej zaawansowana opcja dostępna jest np. w systemie DocuSign®).
Widok programu docusign na laptopie

Podpis elektroniczny – rodzaje

Możemy wyróżnić trzy najważniejsze rodzaje podpisu elektronicznego.

  • Podpis elektroniczny zwykły (niekwalifikowany) – wykorzystywany najczęściej, np. do podpisywania umów B2B i wewnętrznych dokumentów firmowych. Nie wymaga specjalnego potwierdzenia tożsamości – wystarczającym potwierdzeniem jest kliknięcie w link z otrzymanej wiadomości mailowej.
  • Podpis zaawansowany – czyli podpis zwykły wzbogacony o dodatkową weryfikację tożsamości np. kod SMS.
  • Podpis kwalifikowany – najwyższy standard podpisu elektronicznego wymagający potwierdzenia tożsamości w certyfikowanej firmie zewnętrznej. Stosowany do podpisywania dokumentów wymagających formy pisemnej.

Czy podpis elektroniczny to forma pisemna?

Podpis kwalifikowany rodzi takie same skutki prawne, jak złożony własnoręcznie podpis na papierze, może być więc stosowany do zatwierdzania dokumentów wymagających formy pisemnej. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule Podpis elektroniczny a forma pisemna.

Jak uzyskać podpis kwalifikowany?

Certyfikowany podpis kwalifikowany wydawany jest odpłatnie przez podmioty wpisane do Ministerstwa Gospodarki, takie jak: Asseco Data Systems S.A., Enigma SOI, EuroCert Sp. z o.o., Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A., Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. Po odbiór podpisu kwalifikowanego w większości przypadków trzeba udać się osobiście w celu potwierdzenia tożsamości. Niektóre firmy jak np. eSIGN (partner Asseco Data Systems S.A), umożliwiają szybkie wyrobienie podpisu kwalifikowanego bez konieczności wychodzenia z domu lub siedzimy firmy.

Co to jest ePUAP?

ePUAP, czyli Profil Zaufany to niekomercyjny, dostarczany przez Ministerstwo Cyfryzacji sposób na potwierdzenie tożsamości, który daje możliwość kontaktu online z urzędami. Profil Zaufany nie jest jednak podpisem elektronicznym – nie można wykorzystywać go do celów prywatnych ani biznesowych. Dowiedz się więcej: Podpis elektroniczny i Profil Zaufany – czym się różnią?

Zalety podpisu elektronicznego

  1. Bezpieczeństwo. Podpisane elektronicznie dokumenty są w 100% zabezpieczone – dużo skuteczniej niż tradycyjne papierowe dokumenty.
  2. Niższe koszty. Wdrożenie platformy DocuSign® jest opłacalne już przy podpisywaniu ok. 10 umów miesięcznie. Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj: Podpis elektroniczny po prostu się opłaca!
  3. Oszczędność czasu. Podpisując dokumenty elektronicznie, oszczędzasz czas, który trzeba poświęcić na stanie przy drukarce, szukanie członków zarządu i przekazywanie umowy do kontrahenta.
  4. Ekologia. Im mniej zadrukowanych kartek papieru, tym więcej uratowanych drzew. O tym, jak zamiana tradycyjnego podpisu na elektroniczny oraz wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów do firmy może wpłynąć na naszą planetę, przeczytasz więcej w artykule Elektroniczny obieg dokumentów a ekologia.
Tradycyjny podpis składany długopisem towarzyszy nam od zawsze i to właśnie dlatego wiele osób nadal sądzi, że ten rodzaj potwierdzania tożsamości jest pewniejszy niż e-podpis. Fakty jednak są zupełnie inne. To właśnie podpis elektroniczny jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem, któremu warto zaufać. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej lub masz pytania, zapraszamy do kontaktu.

Umów się na darmową prezentację naszego systemu

Pokażemy Ci, jak wygenerujesz oszczędności oraz podniesiesz wydajność i komfort codziennej pracy, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów.

    Archiwum