Trudno znaleźć człowieka, który lubi absolutnie wszystkie obowiązki służbowe, jakie musi wykonywać w ramach swojej pracy. Papierologia, nudne i powtarzalne czynności czy porządkowanie skrzynki mailowej bywają uciążliwe i nie wpływają dobrze ani na produktywność, ani na satysfakcję z wykonywanej pracy. Warto jednak wiedzieć o tym, że istnieją narzędzia, które pozwolą Ci wyeliminować niektóre z niedogodności. Poznaj 5 najczęstszych problemów, o jakich mówią nasi klienci, którzy zastanawiają się nad wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów do swojej firmy.
Od 2020 roku praca zdalna zaczęła być normą, a nie wyjątkiem. Wiele firm przeszło całkowicie na tryb zdalny lub daje pracownikom wybór – zdalnie, stacjonarnie lub hybrydowo. Wybrałeś pracę zdalną, ale i tak od czasu do czasu musisz podjechać do firmy tylko po to, by odebrać dokumenty lub je podpisać? Wiemy, że przebijanie się przez całe miasto w korkach tylko w tym celu może być frustrujące. Zamiana tradycyjnego procesowania na elektroniczny obieg dokumentów sprawi, że praca zdalna stanie się bardziej komfortowa, a wszystkie dokumenty będą w pełni bezpieczne i przechowywane zgodnie z RODO.
Dokumenty lubią się gubić dokładnie w momencie, w którym są potrzebne. W natłoku obowiązków często odkładasz moment zarchiwizowania umowy w odpowiednim segregatorze, a stosik dokumentów na Twoim biurku systematycznie rośnie? Znamy ten problem. Archiwizowanie papierowych dokumentów to niewdzięczne zadanie, a szukanie umowy sprzed kilku lat w opasłych segregatorach potrafi zająć długie godziny. W Hatiroo® wszystkie dokumenty w formie elektronicznej są posegregowane i przechowywane w bezpiecznym repozytorium plików. Jeśli za kilka lat będziesz szukał umowy podpisanej w 2022 roku, znajdziesz ją bez trudu w kilka minut.
W proces tworzenia, opiniowania i zatwierdzania umowy często zaangażowanych jest kilka osób. W Twojej firmie procesy nie są jasno zdefiniowane, pracownicy nie wiedzą, kiedy mają wykonywać swoją część pracy, a projekt co chwilę utyka w miejscu ze względu na brak organizacji? W Hatiroo® wszystkie procesy są jasno zdefiniowane, a każdy etap przyporządkowany do konkretnej osoby lub działu. System automatycznie przydziela zadanie do następnej osoby po ukończeniu kolejnego etapu oraz wysyła powiadomienia w momencie, gdy ktoś nie zdąży wykonać swojej pracy w określonym czasie.
Załączanie do maila, wysyłanie, pobieranie, drukowanie, parafowanie dziesiątek stron… czynności, które są niezbędne w przypadku tradycyjnego procesowania dokumentów bywają bardzo nużące i czasochłonne. A przecież godziny spędzone przy drukarce czy obsłudze maila mogłyby być wykorzystanie na zadania, które będą bardziej satysfakcjonujące, a firmie przyniosą większy zysk. Dzięki Hatiroo® te powtarzalne i niewdzięczne czynności nie będą już potrzebne. Wszystkie dokumenty będą edytowane w ramach systemu, pracownicy będą mogli pracować na jednej wersji pliku nawet w tym samym momencie. Jeśli zdecydujecie się na system Hatiroo® zintegrowany z platformą do podpisu elektronicznego, drukowanie umów również przestanie być konieczne.
Jeśli warto ułatwiać sobie pracę, to czemu by tego nie robić? Tym bardziej, że wdrożenie elektronicznego procesowania dokumentów naprawdę się opłaca! Jeśli nadal nie jesteś przekonany, skontaktuj się z nami. Pokażemy Ci, jak działa system Hatiroo®, a Ty zdecydujesz, czy to rozwiązanie będzie korzystne dla Twojej firmy.
Zachęcamy do sprawdzenia całej zawartości bloga i poszukania inspiracji.
Jeżeli jednak chcesz skrócić czas swoich poszukiwań, odezwij się bezpośrednio do nas. Przedstawimy Ci wszystkie opcje, określimy wymagany budżet i zaplanujemy dalsze kroki.
